Vďaka technológii, ktorá sa stále viac prelína so všetkými aspektmi podnikania, vám CNET @ Work môže pomôcť - zákazníkom malých podnikov s menej ako piatimi zamestnancami - začať.

Zatiaľ čo každý malý podnik je iný, existuje určitá sada aplikácií, ktoré takmer každý malý podnik potrebuje.

Tieto aplikácie sú zvyčajne spojené do kancelárskych "balíčkov" a pozostávajú z e-mailu, kalendára, spracovania textu a tabuľky. Niekedy prichádzajú s inými nástrojmi, ako je manažér prezentácie, databáza alebo správca formulárov a ďalšie. Jedna taká kancelárska sada je Microsoft Office, teraz sa predáva predovšetkým ako Office 365. Ďalšou je G Suite spoločnosti Google.

• Päť faktorov, ktoré je potrebné zvážiť pri presune do služby Office 365 | Microsoft Office 2016: kúpiť alebo prihlásiť sa k odberu

Trh kancelárskych balíčkov bol už niekoľko rokov ovládaný spoločnosťou Microsoft v podobe balíka produktov Microsoft Office. Predtým, ako sme sa stali mobilným a webovo orientovaným svetom, museli ľudia nainštalovať aplikácie na svoje jednotlivé počítače buď vložením CD-ROM (späť do dňa), DVD (späť za deň) alebo stiahnutím a spustenie inštalátora.

Nie je pochýb o tom, že kancelárske aplikácie Microsoft Office boli výkonné a schopné, ale boli pre mnohých používateľov nadmerné, náročné zložité a pretrvávajúci problém údržby a správy licencií.

Microsoft Office je stále v okolí. V skutočnosti je to jeden z najúspešnejších produktov v histórii. Spustila ako zväzok v roku 1990, no jej hlavné aplikácie, ako napríklad Word a Excel, sa začali pred 35 rokmi v roku 1983.

Prečo mám hovoriť o Office, keď je to článok G Suite? Kancelária je 800-libra gorila v tomto priestore. Ak chcete zistiť, kde sa služba G Suite môže hodiť pre vaše podnikanie, je užitočné mať nejakú perspektívu o službe Office.

Väčšina malých firiem vo všeobecnosti vyberie Office 365 alebo G Suite. Používam oboje, pretože sú obaja dostatočne lacní pri sadzbách za malé podniky. Mám rôzne klientske projekty, ktoré potrebujú rôzne nástroje a mám obľúbené funkcie, ktoré používam z oboch produktov.

Pravidelne dám obrovské prezentácie, často s 60-70 diapozitívmi alebo viac, a ja robím tie v desktopovej verzii programu PowerPoint. Webcast softvér, ktorý používame iba pohlcuje snímky PowerPoint a mám 20 rokov svalovej pamäti.

Ale tiež používam G Suite.

ZDNet: Našli sme 24 služieb cloud pre vaše podnikanie, ktoré určite chcete vyskúšať

G Suite má štandardné kancelárske aplikácie

Používam službu Gmail ako môj primárny komunikačný nástroj a neustále sa na ňom živí. V roku 2014 som prešiel z programu Outlook do Gmailu a na chvíľu som nemal ľútosť.

Pre mňa je jadrom aplikácie G Suite Gmail. Tri najväčšie prínosy sú, že je k dispozícii všade, nemusím sa obávať, kde je môj poštový súbor (čo bol problém v dňoch Outlook), a vyhľadávanie je vynikajúci.

Mám 18 GB e-mailu a vrátim sa do roku 1997. Keď som sa presťahoval do služby Gmail, presunul som všetky svoje správy programu Outlook do môjho poštového obchodu Gmail. Takže aj napriek tomu, že som od roku 2014 v službe Gmail, môžem vyhľadávať celú svoju históriu pošty a vrátiť sa späť za 21 rokov, asi za sekundu.

Keďže viem, že niektorí z vás sa pýtajú, používam službu s názvom YippieMove (vážne, to je ich meno). Trvalo to asi týždeň, ale všetky moje správy sa dokonale preniesli z môjho účtu Office 365 do Gmailu.

Okrem služby Gmail sú to štandardné aplikácie, ktoré prichádzajú s aplikáciou G Suite:

• Kalendár: pretože Kalendár spravuje viacero kalendárov tak dobre, je to môj nástroj na zablokovanie času pre projekty

• Dokumenty: textový procesor G Suite

• Listy: tabuľkový procesor

• Prezentácie: základný prezentačný balík

• Majte: skvelý a malý nástroj na zaznamenávanie poznámok

• Stránky: tvorca webových stránok

• Formuláre: nástroj na budovanie rýchlych, ale prekvapivo silných foriem

• Hangouts: nástroj na rozhovor, ktorý sa podobá typu Slack

• Stretnutia Hangouts spĺňajú: videokonferencie hangoutov

Aby som bol úprimný, tieto hlavné aplikácie podnikových aplikácií G Suite sú to, čo nazývam "dosť dobré". Pre väčšinu používateľov sú pre väčšinu aplikácií dokumenty, tabuľky a zvyšok skvelé.

To znamená, že ak ste používateľom tabuľkového procesora, ktorý robí matematické modelovanie na vysokej úrovni, pravdepodobne budete chcieť aplikáciu Excel. Ak píšete knihu, ktorá potrebuje pracovať s výrobným systémom, môžete potrebovať program Microsoft Word alebo tradičné balík na publikovanie v počítači. Ako som spomenul, vyrábam obrovské prezentácie, takže verzia programu Microsoft PowerPoint pre počítače je jediný spôsob, ako môžem ísť.

Avšak veľká väčšina používateľov nie je užívateľmi elektrickej energie s veľmi špecifickými, hlbokými potrebami.

Jednoduchosť G Suite je silná. Nick Leffler, majiteľ spoločnosti digitálneho marketingu spoločnosti Exprance v Kalifornii, mi povedal: "Už dlhé roky používam G Suite a bolo to skvelé každom kroku. Namiesto toho, aby sme balili zbytočné funkcie, ktoré komplikujú veci ( ako Office 365), je to čisté a jednoduché. "

Nick si vybral G Suite, pretože "je pre väčšinu ľudí známym dôvodom, takže sa nemôžete učiť, len to prestalo a skončilo."

Prečo by ste platili za službu G Suite, keď sú aplikácie Google zadarmo?

Väčšina ľudí vie, že služba Gmail a rôzne aplikácie Google, ako sú napríklad Dokumenty a Tabuľky, sú k dispozícii zadarmo. Prečo by potom niekto za ne zaplatil v podobe G Suite?

G Suite je navrhnutý tak, aby poskytoval množstvo obchodne orientovaných funkcií a možností. Väčšinu týchto funkcií sa budem venovať neskôr, ale tu je rýchly prehľad toho, prečo by ste si mohli kúpiť predplatné služby G Suite, a nie ako spotrebiteľské verzie svojich aplikácií od spoločnosti Google:

• G Suite poskytuje správu používateľov a administrátorské funkcie pre viacerých používateľov.

• G Suite pridáva niektoré veľmi zaujímavé funkcie zabezpečenia a súkromnej spolupráce.

• G Suite vám umožní výrazne zvýšiť úložisko.

• G Suite poskytuje rôzne úrovne auditu a podnikového eDiscovery.

• Aplikácia G Suite vám umožňuje používať vlastnú e-mailovú doménu.

• Aplikácia G Suite umožňuje vytočiť číslo a získať skutočnú a užitočnú osobu na podporu ľudskej činnosti.

Niektoré z nich sú neuveriteľne užitočné. Osobne si vážim pridané úložisko, personalizovanú e-mailovú doménu a podporu. Ktoré funkcie budú mať prospech vašej spoločnosti, bude závisieť od toho, čo potrebujete.

Spustil som sociálne médiá a spýtal som sa niektorých ľudí, ako používajú G Suite. Samantha Avneri je marketingovým riaditeľom spoločnosti Regpack, online registrácie softvérovej spoločnosti s menej ako 30 zamestnancami.

Povedala mi: "V našej firme používame rozsiahle nástroje nástroja G Suite, aby sme naďalej plnili úlohu a dokázali spolupracovať na jednom mieste, ľahko editovateľné a ľahko vyhľadávateľné a nájdené." Ďalej mi povedala: "Dokumenty sú neoceniteľné pre moje projekty v oblasti marketingu obsahu a tabuľky je jediný spôsob, ako odovzdám, upravujem a zdieľam správy, rozpočty a ďalšie."

Anita Williamsová Weinbergová je hlavnou a kreatívnou riaditeľkou spoločnosti VerbStudios v Seattli, kreatívnej agentúry. Anita mi povedala: "Môj tím používa produkty G Suite vo veľkej miere, keďže s firmami začínajú pracovať veľa. Mnohí z nich robia bootstrapping blockchain, AI alebo IoT spoločnosti, takže riešenie spoločnosti Google je pre nich veľmi nákladovo efektívne."

Keď už hovoríme o nákladovo efektívnom, hovoríme o cenách.

Cenové tarify G sú jasné a zrozumiteľné

Cenové úpravy Office 365 môžu byť mätúce - Microsoft je mätúce. Existuje toľko rôznych odberov balíkov Office - v závislosti od toho, či ste jednotlivec alebo malá spoločnosť, podnik, alebo máte niektoré existujúce firemné licencie Windows alebo Azure plán - že je takmer nemožné opísať všetky možnosti v jednom článok.

Naproti tomu G Suite má tri plány: Basic, Business a Enterprise. Tu je rýchly prehľad:

• Základná cena je 5 USD / mesiac na používateľa. Získate všetky aplikácie na 30 GB ukladacieho priestoru na jedného používateľa.

• Podnikanie je 10 USD / mesiac na používateľa. Na používateľa dostanete 1 TB ukladací priestor. Ak máte päť alebo viac používateľov, máte skutočne neobmedzené ukladanie. O tomto nižšie budem hovoriť. Tiež pridáva schopnosť eDiscovery.

• Podnik je 25 USD / mesiac na používateľa. Podnikové plány prichádzajú so všetkým v podnikateľskom pláne spolu s celým radom podnikových nástrojov správy a riadenia.

To je jedna z vecí, ktoré sa mi na G Suite páčia. Je to jasné a pochopiteľné.

G Suite je online a nevyžaduje žiadnu inštaláciu

Office 365 je zaujímavý produkt, pretože je to hybrid. Keď si zakúpite predplatné balíka Office, získate prístup k úplne stiahnuteľným verziam hlavných aplikácií balíka Office (ktoré aplikácie závisia od toho, ktoré odbery), spolu s obmedzenejšími verziami aplikácií pre mobilné zariadenia a web.

G Suite je to, čo sme my geeks nazývať SaaS app, pre softvér ako služba. Predplatíte službe G Suite, skôr než ju zakúpite. Na rozdiel od inštalovateľného softvéru staršej školy, ako sú hlavné aplikácie balíka Office, nainštalujete program G Suite do počítača. Namiesto toho sa jednoducho prihlásite do svojho účtu G Suite (podobne ako v prípade, že sa prihlásite do služby Gmail).

Existujú niektoré mobilné aplikácie, ktoré môžete nainštalovať do telefónu a je tu režim offline, takže môžete pracovať na projektoch v G Suite bez pripojenia na internet. To je užitočné, ak cestujete. Aj keď osobne, keď stratím internetové pripojenie, sedím tam a žartuje, až kým sa bity nezačne opäť pretekať.

Candy Bellau je vlastníkom spoločnosti Kramerica Business Solutions LLC, účtovníctva a poskytovateľa služieb obchodnej činnosti so sídlom v Metairie, Louisiana, tesne mimo New Orleans. Povedala mi: "Mám rád G Suite, je všetko spojené, e-mail, kalendár, fotky, disk, listy, všetko je tam, môžem pristupovať k čomu potrebujem z môjho laptopu, telefónu alebo počítača. je pre moju firmu a môj život oveľa jednoduchšie. "

Gmail Gmail, kalendár a vlastnú e-mailovú doménu

Jednou z výhod G Suite je, že vám umožňuje nastaviť svoju vlastnú osobnú doménu ako poštový server. To znamená, že môžete mať e-mailové adresy s adresami, ktoré sú oveľa jedinečné ako vaše [email protected]. Namiesto toho môžete získať a odosielať poštu ako [email protected].

Teraz spotrebiteľský gmail vám umožňuje prijímať a odosielať aj e-maily z personalizovanej domény. Rozdiel je v tom, že tak urobíte (najmä na odoslanie), potrebujete iný e-mailový server, ktorý túto doménu hostí. G Suite zvládne hosťovanie domény, čo značne zmierňuje komplikácie.

Na riadenie všetkých svojich projektov a termínov sa úplne spolieham na Kalendár Google. Práve teraz píšem tento článok v službe Dokumenty Google (aj keď používam aj slovo - to väčšinou závisí od toho, čo funguje najlepšie pre mojich klientov). Používam službu Hangouts na komunikáciu s mojimi pracovnými tímami. Mám terabytové dáta zálohované na Disk Google.

G Suite poskytuje veľmi jednoduchú spoluprácu

G Suite obsahuje aj Google+, čo je sociálna sieť spoločnosti Google. Čo je Google+ zaujímavé v kontexte balíka G Suite, je, že môžete vytvoriť svoju vlastnú súkromnú, bezpečnú firemnú sociálnu sieť. Takže zatiaľ čo Google+ ako konkurenčný partner spoločnosti Facebook nemusel získať značnú trakciu, môže sa ukázať ako veľmi užitočné využívanie možností Google+ vo vašej vlastnej organizácii.

Nepoužívam veľa služby Google+, ale využívam spoluprácu založenú na aplikáciách G Suite. Jednoducho povedané, môžete na obrazovke otvoriť tabuľkový procesor alebo dokument na spracovanie textu a zdieľať ho s ľubovoľným členom vášho tímu, koľko chcete. Každý môže upraviť a zmeny sa pri písaní zobrazujú.

Moje tímy často používajú toto pri telefonických stretnutiach, niekedy vedú dva alebo tri dokumenty otvorené a na obrazovke naraz. Členovia tímu môžu pridávať vlastné poznámky, upravovať tabuľkové bunky alebo upravovať text. Často napíšem titulky hneď na výzvu a potom na to ukazujem a klienti môžu vykonať zmeny naživo. Je to obrovský časový šetrič.

Shawn Breyer prevádzkuje Breyer Home Buyers v Atlante, službu nákupu domov. Pozrite sa na ich webovú stránku, pretože majú zaujímavý obchodný model na domácom predajnom trhu. Shawn mi povedal: "Sme schopní zrýchliť našu produkciu pomocou funkcií spolupráce G Suite. Môžem mať súčasne pracovať na rovnakom súbore Google Tabuliek päť ľudí."

Teraz, aby ste boli spravodliví, on-line verzie základných aplikácií spoločnosti Microsoft tiež umožňujú vynikajúcu spoluprácu, ale to neznižuje spoluprácu spoločnosti G Suite. Zdá sa mi, že G Suite je oveľa jednoduchšie nastaviť, získať prístup a dostať sa do.

Aplikácie Google sú oveľa bežnejšie pre spoluprácu. V stovkách (ak nie tisíc) telefonických stretnutiach, kde som sa zdieľal s živými dokumentmi, myslím, že jediný čas, počas ktorého sme použili on-line aplikácie Office 365, bol, keď bol klientom Microsoft.

Disk Google uloží všetky vaše dokumenty do cloudu

Disk Google je priamym konkurentom spoločnosti Dropbox, Microsoft OneDrive, Box a ďalších podobných služieb.

Rovnako ako v prípade ostatných aplikácií G Suite, existuje aj spotrebiteľská a individuálna verzia Disku Google a jedna, ktorá je vypálená v aplikácii G Suite. Na rozdiel od ostatných spotrebiteľských aplikácií Google musia používatelia platiť za Disk Google buď - a individuálna verzia môže byť oveľa drahšia ako predplatné služby G Suite.

Pozrime sa najprv na spotrebiteľskú verziu. Od dnešného dňa (cenové služby pre úložné služby sa značne menia, takže sa to môže zmeniť v čase, keď si ich prečítate), spotrebitelia dostanú zadarmo 15 GB úložného priestoru. Ak používate spotrebiteľský Gmail, do vášho úložného priestoru sa budú nachádzať všetky vaše správy, rovnako ako všetky súbory z vašich aplikácií. Spoločnosť Google povoľuje aj niektoré bezplatné ukladanie fotografií, pretože spotrebiteľská verzia služby Disk Google je zálohovaním mnohých telefónov so systémom Android.

Po tomto objeme 15 GB sa ukladacie priestory (opäť v verzii služby Google Drive bez verzie G Suite) uvádzajú takto:

• Až 100 GB: 1, 99 USD / mesiac

• Až 1 TB: 9, 99 EUR / mesiac

• Až 10 TB: 99, 99 USD / mesiac

• Až 20 TB: 199, 99 USD / mesiac

• Až 30 TB: 299, 99 USD / mesiac

Ako vidíte, pridáva sa.

Porovnanie týchto cien s cenami v balíku G Suite sa trochu zväčšuje, ale so sebou na chvíľu pracujem. V prípade balíka G Suite má spoločnosť Google dva modely oceňovania: pridelenie na ukladanie používateľov a úplne neobmedzené ukladanie.

Lacné sedadlá G Suite majú ukladacie priestory pre používateľov. Základný plán poskytuje 30 GB ukladacieho priestoru pre cloud (spolu so všetkými ostatnými funkciami služby G Suite popísanými vyššie) za 5 USD / mesiac. Ak všetko, čo ste chcel, bolo skladovanie, zrejme je 1, 99 dolárov / mesiac spotrebiteľská verzia so 100 GB je lepšie riešenie.

Je to podnikateľský plán, kde sa veci začnú zaujímať. Ak máte vo svojom podnikateľskom pláne menej ako päť používateľov, zaplatíte 10 EUR / mesiac za používateľa a 1 používateľ úložiska dostanete 1 TB. To je v podstate rovnaká dohoda ako spotrebiteľská služba.

Ale ak máte piatich alebo viac používateľov (v podnikateľskom alebo podnikovom pláne), zrazu máte neobmedzené ukladanie. To je veľké.

Doteraz bolo to, že mnohé spoločnosti poskytujúce úložiská cloud ponúkajú neobmedzené úložné priestory, ale jedna po druhej, odoberali späť tieto ponuky. Teraz, jediná spoločnosť, ktorú som zistil, ponúka neobmedzené ukladanie za cenu, ktorú môžu malé firmy absorbovať, je spoločnosť Google.

Na mojom Disku Google v cloude mám asi 13 TB. Mal by som viac, ale od chvíle, keď som prešiel na Disk Google, rýchlosť nahrávania v Comcastu je taká pomalá, že sa mi podarilo získať iba 13 TB. Mám oveľa viac. Disk Google používam ako svoju službu zálohovania cloud, spolu s uchovávaním živých kópií všetkých mojich dokumentov. (Viac o tom trochu.)

Ak by som sa snažil ukladať 13 TB pomocou modelu spotrebiteľských cien pre službu Disk Google, platil by som takmer dvesto dolárov mesačne a všetko toto úložisko by bolo viazané len na môj účet. Moja malá firma zahŕňa moju ženu a ona by nedokázala jednoducho zdieľať tento úložný priestor.

Na druhej strane som si zakúpil predplatné pre piatich používateľov v pláne podnikania Google G Suite. Každý používateľ stojí 10 USD / mesiac. Ako taký, platia päťdesiat dolárov mesačne na neobmedzené ukladanie, skôr ako dve stovky dolárov za mesiac na uskladnenie s 20 TB čiapkou.

Je to trochu zvláštne, pretože mám len dvoch skutočných používateľov, ale tým, že zaplatím sumu 50 USD / mesiac, rozsiahle zdroje úložiska spoločnosti Google sa úplne otvoria. Tiež viem, že môžem jednoducho pridať až troch ďalších pracovníkov do projektov bez toho, aby som zvýšil svoje mesačné výdavky G Suite.

Je zrejmé, že ak nepotrebujete ukladať ani zálohovať terabajty, nemusí túto službu potrebovať. Ale majte na pamäti, že projekty, ako sú 4K video produkcie, zvyknú ukladať veľmi, veľmi rýchlo. Pre mňa je to dôležitá súčasť mojej architektúry pre ukladanie dát.

Môj jediný strach (a je to rozumný, ktorý zvažuje históriu zabíjania produktov spoločnosti Google) je, že spoločnosť Google raz zmení svoje neobmedzené pravidlá pre ukladanie dát, ako napríklad Amazon. Môj jediný skutočný zdroj nádeje je, že namiesto 60 USD ročne, čo Amazon účtoval, spoločnosť Google účtuje minimálne 50 USD mesačne. Keďže náklady na skladovanie vždy klesajú (najmä pre spoločnosť Google, ktorá kupuje úložisko v kusoch s veľkosťou planéty), môže to stačiť na to, aby program pokračoval.

Úplné vyhľadávanie textu (aj na obrázkoch)

Ukončím môj prehľad o G Suite s jednou z mojich obľúbených funkcií. Teraz, keď väčšinu svojich dokumentov a súborov ukladám do cloudu na Disku Google, získam prístup k legendárnemu vyhľadávaniu môjho dokumentu spoločnosťou Google.

To je veľké, pretože Disk Google nie je iba vyhľadávať text v textových dokumentoch. OCR to všetko, takže aj keď ste urobili fotografiu označenia a všetko, čo v tomto súbore máte, je pixel, služba Google Disk to nájde.

Medzi službou Gmail pre celú moju poštu od roku 1997 a službou Disk Google (v ktorej sú uložené všetky moje neštátne dokumenty a dokumenty, ktoré nie sú obmedzené na FERPA) môžem vyhľadávať čokoľvek, čo som kedy napísal, stiahol, skenoval alebo fotografoval - dokumentov spoločnosti.

Jedna vec, ktorú je potrebné si všimnúť, je: Vyhľadávanie služby Disk Google v službe G Suite rešpektuje prístupové práva. Keďže som hlavným používateľom v mojej malej spoločnosti, mám prístup k všetkým v mojich súboroch. Ostatní zamestnanci alebo partneri však môžu vidieť iba to, čo sa im otvorilo prostredníctvom značného riadenia a prístupu G Suite.

Mali by ste dostať G Suite?

Rovnako ako u takmer akéhokoľvek nákupu, rozhodnutie "by ste mali kúpiť" vždy spočíva na vašich jedinečných potrebách. To znamená, že ceny na G Suite sú cenovo dostupné len pre malé podniky a prínosy sú dosť značné.

Mám obavy, že spoločnosť Google môže vidieť všetko, čo robím? Jo. Do určitého bodu. Ale keďže takmer všetky organizácie, s ktorými spolupracujem (vrátane vládnych agentúr) používajú aj produkty a služby spoločnosti Google, myslím si, že Google bude môcť vidieť moje veci tak či onak. Pokiaľ spoločnosť Google nevykoná svoju cestu, aby sa ochránila pred porušením - a sú to v lepšej pozícii ako kedykoľvek predtým - nebudem sa obávať, že moje dokumenty sa dostanú do Veľkého Indexu Obloha.