Formát PDF sa bežne používa na poskytovanie elektronických formulárov a iných dokumentov a často ich bude vyžadovať, aby ste ich vyplnili a predložili ich na spracovanie niekde. Často sú takéto súbory PDF zadané vo forme formulárov, kde môžete kliknúť na rôzne polia a upraviť ich a vložiť potrebné informácie. často to však nie je a distribútori formulára jednoducho majú ako základný a zjavne neoprávnený PDF.

V takýchto prípadoch sa môže stať, že si sám tlačte PDF, manuálne ho vyplníte a potom ho skenujte späť do svojho systému a odošlite ho; to však nie je vždy potrebné robiť. Niekoľko programov vrátane predvoleného nástroja na spracovanie PDF "Náhľad" ponúka možnosť označiť dokument PDF a môžete ho použiť ako prostriedok na vyplnenie inak statického formulára PDF.

Ak otvoríte PDF v náhľade, jednoducho povoľte panel s nástrojmi úprav stlačením klávesov Shift-Command-A alebo kliknutím na tlačidlo Upraviť panel s nástrojmi na štandardnom paneli s nástrojmi Náhľad. Teraz môžete kliknúť na textový nástroj a potom kliknúť alebo ťahať myšou do dokumentu PDF a vytvoriť nové textové pole. Môžete potom pridať požadovaný text, nastaviť veľkosť písma, farbu a písmo tvárou, a potom zmena veľkosti krabice zodpovedajúcim spôsobom ju umiestniť vo formulári podľa vlastného želania.

Opakujte tieto kroky pre všetky oblasti, kde chcete vyplniť formulár, a potom môžete podpísať formulár pomocou funkcie Signature spoločnosti Apple, aby ste získali svoj podpis a použili ho na ľubovoľný dokument PDF, ktorý ste otvorili.

Keď je formulár dokončený, môžete ho uložiť a odoslať e-mailom, alebo môžete použiť možnosti tlače aplikácie Apple Print to PDF na odoslanie priamo na e-mail bez nutnosti spravovať sprostredkovateľský súbor vo vyhľadávači.