Zatiaľ čo veľké úložné kapacity od poskytovateľov elektronickej pošty spôsobujú, že je potrebné spravovať ukladanie menej problémov v týchto dňoch, existujú chvíle, kedy ľudia môžu stále spúšťať obmedzenia úložiska alebo je potrebné vyčistiť tisíce správ, ktoré preplnia svoje priečinky doručenej pošty. To môže platiť najmä vtedy, ak sa plán úložiska zmení na menšiu úroveň, ako je tomu v prípade základného plánu úložiska iCloud spoločnosti Apple pre ľudí, ktorí prešli zo služby MobileMe.

Ak potrebujete vymazať e-mailové správy na uvoľnenie miesta vo vašej doručenej pošte, môžete to urobiť manuálne tak, že prvýkrát kliknete na stĺpec Veľkosť v priečinku Pošta, ak chcete roztriediť správy podľa veľkosti (vrátane príloh) a potom ich postupne vymazávať alebo presúvať do miestnej poštovej schránky, aby ste uvoľnili miesto vo svojom účte.

Druhým prístupom je archivovať správy a potom ich vymazať z doručenej pošty, čo sa dá urobiť buď kliknutím pravým tlačidlom na poštovú schránku a výberom možnosti Exportovať schránku a následným odstránením starých správ po uložení poštovej schránky. Alternatívne môžete archivovať svoje správy tak, že vyberiete jednu alebo viac (alebo kliknite na správu v zozname a stlačením Command-A vyberte všetky z nich) a potom kliknite na ovládací panel alebo kliknite pravým tlačidlom myši na výber a z kontextového menu zvoľte Archív mali by ich skomprimovať a presunúť do archívnej poštovej schránky na počítači Mac.

Posledným prístupom je ručné archivovanie správ pomocou Pravidla pošty, ktoré presunie staré správy do lokálnej poštovej schránky, čím odstránia správy z vášho online účtu a uložia ich lokálne na váš Mac. Tento prístup je podobný archivácii, s výnimkou, že vám umožňuje prispôsobiť typy správ na archiváciu a miesto ich uloženia namiesto použitia konkrétnej poštovej schránky v archíve. Najprv vytvorte novú poštovú schránku (nazývame ju ako "starú poštu", "archív" alebo podobne) a uistite sa, že je vytvorená v lokalite On My Mac. Potom prejdite na Predvoľby pošty a vytvorte nové pravidlo (nazývame to "Staré položky" alebo niečo podobné). Potom zmeňte podmienku na "ak sú splnené všetky nasledujúce podmienky" a nastavte podmienky pre vaše archivované správy.

Zatiaľ čo si môžete vybrať akékoľvek podmienky, ktoré vyhovujú vašim potrebám, jedno nastavenie, ktoré by mohlo fungovať správne, je archivovať správy, ktoré sú staršie ako týždeň alebo mesiac. Aby ste to urobili, zvoľte každú správu ako jednu podmienku a zvoľte Date Date Received ako druhú podmienku a nastavte ju na konkrétny časový rámec (tj starší ako 30 dní). Ďalej vyberte položku Presunúť správu v sekcii Akcie a zvoľte novú poštovú schránku na počítači Mac, do ktorého chcete presunúť.

Po dokončení uložte pravidlo kliknutím na tlačidlo OK; teraz môžete archivovať ľubovoľný výber e-mailových správ spustením pravidla na ňom. Jeden upozornenie na tento prístup je pravidlo, ktoré sa automaticky spúšťa iba pri nových správach; preto, aby toto pravidlo fungovalo na existujúcich správach, budete musieť manuálne vyvolať výber správ. Ak to chcete urobiť pre všetky správy v poštovej schránke, vyberte poštovú schránku a stlačte Command-A, aby ste vybrali všetky správy v nej, potom vyberte možnosť Apply Rules z menu Messages (alebo stlačte Option-Command-L) a všetky staršie ako spadnutie pravidla určeného časového rámca by sa malo presunúť z aktuálnej poštovej schránky na zadanú archívnu poštovú schránku.