Vďaka technológii, ktorá sa stále viac prelína so všetkými aspektmi podnikania, vám CNET @ Work môže pomôcť - zákazníkom malých podnikov s menej ako piatimi zamestnancami - začať.

Pred piatimi rokmi som konzultovala malú miestnu družstevnú jednotku, ktorá chcela outsourcovať vývoj webových stránok profesionálnej firme, ktorá pochopila prvky skvelého brandingu a merchandisingu. Cieľom družstva bolo "vyrovnať podmienky" tak, aby jeho on-line prítomnosť mohla konkurovať internetovým stránkam veľkých bánk a finančných inštitúcií.

Pozreli sme sa na rôzne webové stránky a marketingové firmy. Vďaka tomu, že najlepším dizajnérom webových stránok a značkou je miestny nezávislý pracovník, ktorý pracuje mimo svojho domova. Jeho súťaž: niekoľko väčších firiem v Seattli - všetko s dobre vymenovanými kanceláriami vybavenými strojmi cappuccino, ktoré slúžili zákazníkom na zákazku. Navštívili sme tieto firmy, ale miestny nezávislý pracovník nemal kanceláriu, takže prišiel do družstevnej záložne.

Ako konzultant, ktorý sa zameral hlavne na kvalitu, som poradil svojmu klientovi, že nezávislý dizajnér robil najvyššiu kvalitu práce. Pokiaľ však ide o ďalšie prvky rámcovej dohody o poskytovaní finančných prostriedkov družstevnej záložne, ako napríklad schopnosť nepretržite podporovať prácu alebo dlhodobú finančnú solventnosť predávajúceho, nezávislý pracovník nekonkuruje. V konečnom dôsledku si družina zvolila oveľa drahšiu zmluvu od jednej zo spoločností v Seattli, ktorá slúžila skvelému cappuccinu a mala impozantnú kanceláriu v centre mesta. "Prečo chceme dať našu vieru do predajne s jedným koňom, o ktorom ani nevieme, že bude okolo budúceho roka?" generálny riaditeľ mojej klientky sa sťažoval.

Lekcia: Profesionálny dojem z fyzickej kancelárie je dôležitý.

"To, čo mnohé firmy zistia, je, že jednoducho nemôžu bežať bez toho, aby sa stretli s klientmi tvárou v tvár, " hovorí generálny riaditeľ spoločnosti Servcorp Marcus Moufarrige, ktorý poskytuje globálne "virtuálne" kancelárie.

Nesmie byť zamieňaná s virtuálnou realitou, virtuálna kancelária, podľa spoločnosti Servcorp, umožňuje malým a stredným firmám využívať výhody prestížnej adresy, pevných telefónnych čísiel a tímovej podpory bez toho, aby sa zaviazali venovať špecializovaným kancelárskym priestorom.

"Môžete sídliť v New Yorku a prevádzkovať globálnu predajnú silu na viacerých miestach s veľmi" ľahkým "dotykom z tehál a malty, ale stále potrebujete fyzické kancelárie a personál na podporu kancelárií na týchto vzdialených miestach, aby ste uzavreli veľké obchody."

Inými slovami, zákazníci sa cítia lepšie pri obchodovaní s firmou, ktorá má atraktívnu kancelársku a konferenčnú miestnosť s profesionálnym administratívnym personálom, ktorý stojí za uskutočnením telefonických hovorov, schôdzkami - a v prípade potreby slúži cappuccino.

Malé spoločnosti, ktoré sa snažia presadiť veľkú celosvetovú prítomnosť tým, že majú atraktívne kancelárie a zariadenia v mestách po celom svete, to dokážu bez toho, aby museli zablokovať dlhodobé nákupné alebo nájomné zmluvy, hovorí Mourfarrige.

Alternatíva, ktorú ponúka jeho a ďalšie spoločnosti, je kancelárie, zariadenia, technológia a administratívna pomoc "na požiadanie" na amerických a globálnych miestach, kde firmy platia iba za to, čo potrebujú alebo využívajú.

Ako to funguje

Povedzte, že ste poskytovateľ cloudového softvéru so sídlom v New Yorku so vzdialenými predajcami so sídlom v Los Angeles, Chicagu, Sydney, Amsterdame a Tokiu. Títo predajcovia sú zvyčajne na ceste; keď nie sú na ceste, všetci majú domáce kancelárie. Avšak, keď príde čas pre predajcu, aby urobil veľkú prezentáciu alebo uzatvoril dohodu s veľkým klientom povedzme, Los Angeles, predajca si môže prenajať kancelárske priestory s administratívnou podporou, konferenčnou miestnosťou a najnovšími video technológiami. Úžasné kancelárske prostredie podčiarkuje silu a značku spoločnosti a pomáha uzavrieť dohodu.

Takže ak ste menšia spoločnosť bez impozantnej prítomnosti tehál a malty, aké kroky môžete urobiť, aby ste využili tehly a malty, keď to potrebujete?

Krok 1: Potvrďte obchodnú hodnotu tehál a malty

Veľa internetových maloobchodných podnikov s hrdosťou tvrdí, že ani nemajú žiadny záujem o prítomnosť tehál. Ale pre širokú škálu ďalších podnikov - finančného plánovania, účtovníctva, práva, poistenia, nehnuteľností, komerčného softvéru, prieskumu, architektúry a stavebníctva a zdravotnej starostlivosti, stačí uviesť niekoľko - virtuálna kancelária môže byť skutočnou konkurencieschopnou výhoda.

"Blake Harvey, prezident spoločnosti založenej na vzťahy s verejnosťou v New Yorku, vidí veľa prínosov pre prítomnosť virtuálnych kancelárií:" Využil som virtuálne kancelárske riešenia a boli tak dôležité, aby som pomohol vybudovať pevnejší základ pre firmu. " hovorí Harvey. "Dala mi šancu pracovať s klientmi a partnermi s dôverou, vediac, že ​​moje vyhradené miestne telefónne číslo bolo vždy v prevádzke a moja pošta bola profesionálne spracovaná. Prístup k hodinovým kancelárskym priestorom a konferenčným miestnostiam mi dal ďalšiu výhodu, že som schopný konkurovať svojim zákazníkom v priemysle za cenu, ktorá mala zmysel pre moje podnikanie.Profesionálny personál výkonných asistentov a pracovníkov na podlahe mi umožnil delegovať zodpovedajúce úlohy, ktoré nevyhnutne uvoľnili viac času na budovanie podniku. "

Krok 2: Aké služby by ste mali hľadať?

Minimálne by virtuálne kancelárie mali ponúknuť atraktívne prostredie, v ktorom sa môžu predajcovia v teréne stretnúť s klientmi. Tieto fyzické kancelárske priestory môžu zahŕňať kancelárie, zasadacie miestnosti, toalety, kuchynský kút - ak je potrebné uviesť alebo pripraviť kávu a / alebo občerstvenie - a recepčný priestor, kde administratívni pracovníci pre priestor pozdravia klienta s vašou meno spoločnosti. Druhou vrstvou nad fyzickými priestormi je podporná technológia. Môže sa to pohybovať od telefónnych služieb a vysokorýchlostného internetu až po videokonferencie a iné uľahčujúce technológie pre prezentácie produktov a ukážky.

"Ako poradenská firma v oblasti technológií je poslaním spoločnosti Chairseven podpora našich klientov poskytovaním poradenských služieb svetovej úrovne a bezkonkurenčnou zákazníckou podporou, " hovorí generálny riaditeľ Jordan Hamad. "Využitím virtuálnych kancelárií môžeme zabezpečiť, že telefón je vždy zodpovedný profesionálne a že máme vždy spoľahlivý, profesionálny a dobre vymenovaný priestor, v ktorom môžeme hostiť našich klientov, čo nám umožňuje zamerať sa nie na prevádzku fyzického priestoru, ale to, čo robíme najlepšie - riešenie niektorých z najťažších technologických problémov, ktorým čelia naši klienti. "

Krok 3: Nezabudnite na tovar

Virtuálne kancelárske zariadenie musí byť pekne zariadené a určené - a niektoré z nich budú závisieť od vás. Budete chcieť priniesť niektoré z vašich vlastných značiek (firemné značenie atď.) Do zariadenia, aby ste ich identifikovali ako súčasť vašej spoločnosti. Investujte do vysokokvalitného označenia (tj nevystavujte len provizórnu značku) a kancelársky nábytok. Vyhľadajte profesionálnu zdobiacu pomoc, ak ju potrebujete.

Krok 4: Dialóg s vašou predajnou silou

Ak presne používate domáce kancelárie pre vašu predajnú firmu a chcete začleniť virtuálne kancelárie, vaša predajná firma musí byť informovaná o tom, kedy a ako ju používať. Jeden možný scenár: Vyučujte ich, aby používali virtuálne zariadenie iba vtedy, keď potrebujú urobiť kľúčovú prezentáciu pre klienta. V bežnom každodennom živote by pokračovali vo svojej práci predovšetkým v teréne a používali svoje domáce kancelárie. V iných prípadoch môže mať väčší zmysel získať pravidelné virtuálne kancelárske priestory pre predajcov.

Vo všetkých prípadoch je dôležité nechať vašu predajnú spoločnosť presne vedieť, za akých okolností chcete použiť virtuálne nehnuteľnosti. Taktiež je dôležité, aby ste do procesu zapojili vaše obchodné sily. Nechajte ich navštíviť potenciálnu virtuálnu kanceláriu skôr, ako vstúpite do akejkoľvek dohody. Získajte spätnú väzbu vopred o tom, či považujú virtuálnu kanceláriu, ktorá je potrebná v ich lokalitách. Nakoniec je dôležité, aby ste si osobne prezreli tieto zariadenia. "Už dlhé roky používame globálne virtuálne kancelárie a ja vždy robím to, že pravidelne navštevovať tieto kancelárie, " povedal Mourfarige.

Zrátané podčiarknutie: Podnikatelia a majitelia malých podnikov majú teraz dostupné a flexibilné alternatívy na vykonávanie fyzickej prítomnosti na kľúčových trhoch po celom svete.

"Spôsob, akým to vidíme, " hovorí Emin Tatosian, spoluzakladateľ hotline FastTime, "je to, že je to kancelária založená na cloudových funkciách, ktorá je pre nás elastickým zdrojom.