Ak ste niekedy poslali súkromnú e-mail na nezamestnanú stranu alebo ste zabudli vložiť prílohu do firemného e-mailu, nie ste sám.

Tu je deväť tipov, ako sa vyhnúť bežnému vyhľadávaniu e-mailu:

1. Zabudovanie príloh

"Priložil som dokument k vašej kontrole." "Oops, nie som to neurobil." Zabúdanie na prílohy je také bežné, že detektor zabudnutých príloh Google absolvoval štúdiu Google ako trvalú funkciu v službe Gmail. Najlepším spôsobom, ako zabrániť zabudovaniu príloh, aj keď používate službu Gmail (zabudnutý detektor príloh nie je úplne bezpečné), je pripojiť súbor skôr, ako začnete písať e-mail. Ak budete čakať, až napíšete svoj e-mail, váš mozog sa môže presunúť na vašu ďalšiu úlohu a zabudnúť na prílohu.

2. Blind Carbon Copy

Pravdepodobne ste zvyknutí na to, aby ste pozvali spolupracovníkov v práci. Ale niekedy, Bcc: je to lepšia voľba. Použite neviditeľnú kópiu, keď posielate e-mailom zoznam ľudí, ktorí medzi sebou nemajú nič spoločné. Ak napríklad posielate spravodaj, je to všeobecné zdvorilosť, aby ste ho poslali sami a Bcc: príjemcom. Ľudia môžu chrániť svoje e-mailové adresy a nechcú, aby boli inzerovaní všetkým na hromadnom e-mailovom zozname. Ak obdržíte e-mail od odosielateľa, ktorý by mal použiť skrytú kópiu, je možné túto funkciu navrhnúť bez toho, aby to znie ako blbosť. Senior Editor spoločnosti CNET Lori Grunin odporúča jemnú odpoveď, ako napríklad: "Nemyslím si, že by ste to mali poslať všetkým. Viete, že by ste mohli skryť adresy so skrytou kópiou:?".

3. Emocionálne alebo opité e-maily

Odoslanie e-mailu, ak ste príliš emocionálne, alebo dokonca opitý, sa môže vrátiť, aby vás strašilo. Pre používateľov služby Gmail, ktorí si myslíte, že napíšeme svoje najlepšie e-maily po niekoľkých nápojoch, zvážte aktiváciu nástrojov Mail Goggles in Labs. Ak ste dostatočne triezvi na to, aby ste odpovedali na niekoľko matematických otázok, potom ste dobré. Všetci môžeme mať prospech z niektorých emocionálnych osvedčených postupov elektronickej pošty: ak cítite túžbu poslať emocionálny e-mail, pokračujte a napíšte to, aby ste vypustili nejakú paru. Uložte e-mail ako koncept, potom počkajte 24 hodín predtým, než zaskočíte. Je pravdepodobné, že buď upravíte svoj pôvodný e-mail významne, alebo ho úplne odstránite. A budete radi, že ste čakali.

4. VŠETKY KAPACITY

Tento tip etikety sa naozaj vzťahuje na všetko, čo je na internete. Písanie vo všetkých čiapkach narazí na krik a nikto nechce kričať. Okrem toho je ťažké čítať niečo napísané vo všetkých čiapkach. Spoločnosť Google chcela tak zle odobrať svet všetkých čiapky, úplne vynechali kľúč na Caps Lock v Chromebookoch.

5. Dvojitá kontrola automatického dopĺňania adresy

Automatické dopĺňanie môže byť veľmi užitočné, ale už ste niekedy poslali e-mail na nesprávneho Ed, Jen alebo Bob? Uistite sa, že automatické dopĺňanie vyplnilo správneho príjemcu pred stlačením tlačidla Odoslať.

6. Nespoliehajte sa na kontrolu pravopisu sám

Váš prehliadač alebo e-mailová aplikácia môže robiť dobrú prácu na kontrolu pravopisných chýb, ale mali by ste vždy opraviť svoje e-maily pre gramatiku. Máte tiež možnosť skopírovať e-mail do programu Microsoft Word alebo podobne, spustiť kontrolu gramatiky a potom ju vložiť späť do e-mailového programu.

7. Emotikony a skratka na internete

Emotikony sú roztomilé a môžu pomôcť prenášať humor, smútok, šok alebo iné emócie, ktoré môžu byť ťažké vyriešiť inak. Avšak ich zahrnutie do podnikových e-mailov pravdepodobne nie je dobrý nápad. Ak je zrejmé, že výmena trvá príležitostnejším tónom a druhá osoba ich používa voľne, choďte na to, ale nezačínajte každú vetu smajlíkom. To isté platí pre skratku na internete, ako napríklad LOL, ROTFL a OMG.

8. Orežte vlákna e-mailu

Návrat a posielanie e-mailov môže viesť k dosť dlhej ceste e-mailov, ktoré sa posielajú a odpovedajú. Zvážte ich orezanie na posledný pár e-mailov. Obrovské e-mailové vlákno vyzerá nepríjemne a môže spôsobiť, že čitateľ je ohromený. Tiež sa chcete vyhnúť tomu, aby sa niť náhodne preniesla na niekoho, kto by nemal byť oboznámený s niektorými predchádzajúcimi výmenami.

9. Späť (Gmail)

Ak ste používateľom služby Gmail, mimoriadne užitočnou funkciou je funkcia Vrátiť späť. Môžete vrátiť späť odstránenia, archivy, štítky a ďalšie, ale najužitočnejšie je zrušiť odoslanie. Undo je vaša posledná línia obrany proti mnohým chybám uvedeným vyššie. Aktivujte ho v časti Nastavenia v časti Labs. Potom prejdite na položku Všeobecné nastavenia a nastavte dobu storna na 5, 10, 20 alebo 30 sekúnd. Ak nie ste používateľom služby Gmail, zvážte vyplnenie poľa Komu: predtým, než budete pripravení na odoslanie. To vám pomôže vyhnúť sa neúmyselnému odosielaniu e-mailu. Ak ste používateľom počítača Mac, pozrite si tipy spoločnosti Topher Kessler na prevenciu náhodných e-mailov s OS X Mail.

To je všetko. Ak by ste chceli zdieľať dobré e-mailové správy, uverejnite ich v komentároch nižšie.