E-mail je najväčší posilňovač produktivity kancelárií od vynájdenia telefónu. E-mail je najväčší plytvanie pracovným časom od vynájdenia kávovaru.

V poslednej dobe som sa naklonil k poslednému návrhu. Vypočítavam, že iba jedno z piatich správ, ktoré sa cez spamový filter Gmailu dostane do môjho priečinka doručenej pošty, si zaslúži čas na ich otvorenie a prečítanie.

Súvisiace príbehy

• Zlúčte svoje kontakty Gmailu a iPhone li>
• Synchronizujte kontakty a kalendáre medzi aplikáciami Outlook, Gmail a iPhone
• Zlúčte svoje kontakty v službe Outlook a Gmail
• Uložte e-mail Outlook na pevný disk
• Odstráňte prílohy z e-mailu programu Outlook

Nezahŕňa to nevyžiadanú poštu, ktorú Gmail automaticky identifikuje a blokuje, čo v posledných rokoch kleslo z viac ako 90 percent všetkých odoslaných správ len o niečo viac ako 70 percent, tvrdí agentúra Symantec.

Je to stále veľa nevyžiadanej práce, ktorá upcháva sieť Net-o-sphere a zbytočne rozširuje naše pracovné dni. Tu je spôsob, ako stráviť viac času komunikácie a menej času zápas s váš e-mailový účet.

Jednoduché prepisy hlasom cez e-mail cez Google Voice

Dve najzrejmejšie alternatívy k e-mailom sú staré, spoľahlivé telefónne a nezodpovedajúce okamžité správy, ktoré nie sú ako staré. Telefonické hovory a správy okamžitých správ neposkytujú semipermanentný záznam o tom, že e-mailové vlákna ponúkajú, aj keď väčšina vedúcich chatových služieb a agregátorov chatu, ako napríklad bezplatný open-source Adium chatový klient, vám umožňuje zostaviť záznamy vašich rozhovorov.

Správy Facebook a Chat Google vám umožňujú prezerať (a vymazať) históriu vašich správ. Služba Twitter Direct Message v súčasnosti ukladá vašu poslednú 100 správ odoslaných a prijatých cez túto službu podľa Centra pomoci Twitter.

Aplikácia Nuance Dragon Dictation pre zariadenia iPhone, iPad a iPod Touch umožňuje nahrávať hlasovú správu a konvertovať ju na text, ktorý môžete odoslať e-mailom. (Podobné produkty sú k dispozícii od spoločnosti pre telefóny Android a BlackBerry.)

Môžete robiť rovnakú konverziu hlasu na e-mail z ľubovoľného telefónu tak, že voláte na číslo služby Google Voice. Služba automaticky prepisuje vašu hlasovú správu a potom vám umožňuje odoslať e-mail. Po opustení správy si otvorte svoj účet Google Voice, v dolnej časti správy kliknite na položku Ďalšie a vyberte položku E-mail.

V predvolenom nastavení bude obsahovať textovú správu o záznamoch a prepisoch, ako aj odkaz na pôvodný záznam hlasu. Ak chcete odoslať iba prepis, zadajte e-mailovú adresu príjemcu, zrušte začiarknutie políčka include-a-link v spodnej časti okna odoslania a vyberte a odstráňte správu v konzole.

Kvalita motora transkripcie Google Voice je hit-and-miss, ale väčšina z nich je aspoň zrozumiteľná (ak niekedy vtipná). Aj keď by ste nemuseli nevyhnutne posielať takýto prepis potenciálnemu klientovi alebo zamestnávateľovi, konverzia hlasu na text je vhodná pre väčšinu každodenných komunikácií.

Služby krátkych správ nestojí za námahu

Čím dlhšia je e-mailová správa, tým menej pravdepodobne ju príjemca naozaj prečíta. Služba Shortmail obmedzuje správy na 500 znakov, čo je viac ako trojnásobok obmedzenia dĺžky Twitteru, ale stále dosť slabé, najmä pre verbálne e-maily, ako je vaša skutočná.

Moje hovädzie mäso so službou nie je limit dĺžky správy, ale požiadavka, ktorú ešte používate - ďalšiu e-mailovú adresu, ktorá má adresu URL "shortmail.com". Môžete použiť svoje používateľské meno v službe Twitter a prihlásiť sa do služby so svojimi povereniami Twitter, ktoré automaticky importujú vaše kontakty v službe Twitter. Môžete tiež importovať kontakty z iných webových služieb.

Súbor služieb s názvom two.sentenc.es, three.sentenc.es, four.sentenc.es a five.sentenc.es využíva jemný prístup na podporu stručnosti e-mailu. Stránky vás žiadajú, aby ste dobrovoľne obmedzili svoje správy na tento počet viet a aby ste vložili odkaz na stránky, aby ste vysvetlili obmedzenie vety a požiadali príjemcov, aby prijali obmedzenie dĺžky.

Som naklonený nechať e-mail spisovateľov pokračovať tak dlho, ako chcú vedieť, že budem čítať toľko ich správy, ako som užitočné alebo zaujímavé a preskočiť na zvyšok. Rovnako ľudia, ktorých som e-mailom, môžu slobodne ignorovať niektoré alebo všetky moje posolstvá. Nie je to, akoby sme dostávali slovo (najmenej zatiaľ nie).

Oddeľte interné správy vašej organizácie

Ako som už spomenul, Facebook, Twitter a ďalšie populárne sociálne siete vám umožňujú posielať správy jednotlivým priateľom a následníkom. Hlavnou výhodou zasielania správ v sociálnych sieťach je pohodlné spojenie s niekým, bez toho, aby ste sa museli prihlásiť do inej služby, alebo ak už ste prihlásený, musíte sa preskočiť medzi oknami prehliadača. Hlavnou nevýhodou je, že vaše správy sú uložené na niekoľkých rôznych miestach.

To však nie je veľký problém pre ľudí v rámci organizácie. Priateľ, ktorý pracuje na populárnej webovej reštauračnej rezervácii, sa nedávno chválil, že doručená pošta pre jeho firemný e-mailový účet je takmer prázdna. To preto, že služba nedávno prešla na "podnikovú sociálnu sieť" pre všetky jej interné komunikácie.

Dva z najpopulárnejších takýchto služieb sú Chatter Yammer a Salesforce.com. Obe služby používajú vlastnú webovú adresu organizácie a prichádzajú v bezplatných verziách a poplatkoch. Obaja tiež sľubujú, že prekračujú jednoduché zasielanie správ, aby sa uľahčilo využitie kolektívnej inteligencie vašej spoločnosti.

Rovnako ako pri každej novej službe, ktorá sľubuje zvýšenie produktivity vašej skupiny, kľúčom je prinútiť ľudí, aby ju používali. Pre mnohých pracovníkov bude čokoľvek, čo zníži čas strávený vyčistením odpadu z ich doručenej pošty.

Zdá sa, že deň nepríde bez zavedenia nového spôsobu oslovenia ľudí - jednotlivo alebo v skupinách - ako aj zdieľanie súborov, koordinovanie projektov a uverejňovanie blogov medzi inými činnosťami. Nič zatiaľ nepríde, čo spôsobuje všetko to, čo e-mail robí. Jeden e-mail prejde cestu pera, ale ešte nie. Do tej doby budeme stále hľadať spôsoby, ako zabezpečiť, aby táto technológia fungovala pre nás, nie proti nám.