Šesť spôsobov, ako rýchlejšie pracovať v aplikácii MS Outlook

Veľké a malé organizácie sa spoliehajú na dokumenty programu Word, tabuľky programu Excel a prezentácie programu PowerPoint. V niektorých ohľadoch je program Outlook chudobným bratrancom troch vysoko-profilovaných aplikácií balíka Office. Ale skutočným pracovníkom v všadeprítomnej súprave spoločnosti Microsoft je neplatený e-mailový / kontaktný manažér / plánovač úloh.

Tieto šesť tipov pre aplikácie Outlook 2010, 2007 a 2003 vám umožní minúť menej času na opätovné otvorenie archivovaných správ, posunutím pamäte o pripomienkach, presunutím súborov na odoslanie ako prílohy, pridaním výrazov k kontrole pravopisu, voľným priestorom na paneli úloh a vylepšením váš zoznam klávesových skratiek s ukladaním kliknutí pre program Outlook.

Archivujte správy zložky podľa plánu

Mnohí ľudia nemusia archivovať svoj e-mail v programe Outlook a namiesto toho vyberať vymazanie starých správ alebo jednoducho ich nechať hromadiť. Väčšina organizácií však obmedzuje veľkosť jednotlivých účtov aplikácie Outlook, takže môžete dostávať upozornenie od používateľov IT na archivovanie niektorých vašich starých e-mailov.

Archivácia môže zabrániť nadmernému zloženiu priečinka, ale načítanie archivovaných správ trvá dlhšie ako opätovné otvorenie nearchivovaných. Možno budete potrebovať jednoduchý prístup k správam, ktoré sú staršie ako predvolené nastavenie automatického archivovania v programe Outlook po dobu 6 mesiacov. Je ľahké oddialiť všetky archivácie programu Outlook alebo archiváciu konkrétnych priečinkov a správ programu.

(Upozorňujeme, že funkcia čistenia programu Outlook 2010 automaticky odstráni to, čo označuje ako nadbytočné správy vo vybraných priečinkoch. To nie je to isté ako archivovanie starých e-mailov.)

Ak chcete povoliť automatické archivovanie pošty v konkrétnom priečinku, kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok a vyberte Vlastnosti> AutoArchív. Archív je štandardne spustený každých 14 dní a vzťahuje sa na správy staršie ako šesť mesiacov. Ak chcete zmeniť predvolené nastavenia, vyberte tlačidlo Predvolené nastavenia archívu a otvorte dialóg AutoArchive. Tu môžete zmeniť frekvenciu archivovania, dĺžku časových správ zostávajú dearchivované a umiestnenie súboru archiv.pst.

Ak chcete prispôsobiť nastavenia archívu jedného priečinka, kliknite naň pravým tlačidlom myši, zvoľte Vlastnosti> AutoArchív, vyberte možnosť "Archivovať tento priečinok pomocou týchto nastavení" a urobte si svoje voľby. Ak chcete zabrániť archivácii jednotlivých správ, otvorte ich a kliknite na položku Súbor> Informácie> Vlastnosti v aplikácii Outlook 2010 a 2007 alebo na položku Súbor> Vlastnosti v programe Outlook 2003. Začiarknite políčko "Neodstraňujte túto položku automaticky".

Urobte pripomienky viac informatívnym

Aplikácia Outlook vám umožňuje priradiť určité správy kategórii farebne označenej alebo označiť ich vlajkou na sledovanie. Dokonca aj s týmito vizuálnymi znameniami môžete potrebovať nejakú pomoc pri spomenutí významu správy. Ak chcete pri pridávaní popisu, ktorý sa objaví vedľa príznaku pri otvorení správy, zvoľte Follow Up> Custom a zadajte slovo alebo frázu vysvetlenia.

Ak chcete pridať pripomienku, ktorá sa tiež zobrazí vo vašich úlohách a kalendári, kliknite pravým tlačidlom myši na správu a zvoľte Follow Up> Add Reminder. V poli "Flag to" pridajte popis následnej akcie. Tento text sa zobrazí v hornej časti správy spolu s ďalšími informáciami o pripomenutí.

Rýchly spôsob odoslania prílohy súboru

Typickým prístupom k pripojeniu súboru k e-mailu je otvorenie novej správy, výber ikony kancelárskej spony a navigácia do súboru v okne priečinka, ktorý sa zobrazí. Ak ste v programe Prieskumník Windows alebo v ktoromkoľvek priečinku, môžete pravým tlačidlom myši kliknúť na súbor a vybrať možnosť Odoslať> príjemca pošty, ktorý otvorí novú správu v predvolenom programe elektronickej pošty.

Možno budete môcť ušetriť ešte viac času pretiahnutím súboru priamo do priečinka Doručená pošta programu Outlook, ktorá tiež otvára novú správu so súborom, ktorý je automaticky priložený.

Prispôsobte kontrolu pravopisu programu Outlook

Pravopisné chyby sú jednoznačne neprofesionálne, čo spôsobuje, že funkcia kontroly pravopisu aplikácie Outlook je pre väčšinu ľudí nepostrádateľná. Žiadny slovník na kontrolu pravopisu neobsahuje všetky slová, ktoré pravdepodobne budete pravidelne používať vo svojej korešpondencii. Kontrola pravopisu programu Outlook môžete presnejšie dopĺňať pridaním často používaných mien a výrazov. V programe Outlook 2010 a 2007 vyberte položku Súbor> Voľby> Pošta> Pravopis a Autokorekt.> Vlastné slovníky> Upraviť zoznam slov. Pridajte nové termíny jeden po druhom a dvakrát kliknite na tlačidlo OK.

V programe Outlook 2003 kliknite na položku Nástroje> Možnosti> Pravopis a v časti Upraviť vlastný slovník vyberte tlačidlo Upraviť. Ak je to potrebné, kliknite na upozornenie a do súboru Custom.dic pridajte nové výrazy, kliknite na položku Súbor> Uložiť a potom na Súbor> Ukončiť. (OK, tento tip vám môže ušetriť veľa času, ale môže to vyzerat lepšie.)

Spoločnosť Microsoft poskytuje ďalšie informácie o vlastných slovníkoch v programe Outlook a iných aplikáciách balíka Office 2010 na webovej lokalite podpory Office.

Minimalizujte program Outlook do oblasti oznámení

V polovici svojho pracovného dňa sa na hlavnom paneli dostane dostatok preplnenia s minimalizovanými aplikáciami, a to aj vtedy, ak zvolíte možnosť zoskupiť viac otvorených okien podľa programu. (Ak chcete túto možnosť nastaviť, kliknite pravým tlačidlom na panel úloh, vyberte položku Vlastnosti> Panel úloh a v rozbaľovacej ponuke vedľa tlačidiel na paneli úloh vyberte možnosť Vždy skombinovať, skryť menovky.)

Aplikáciu Outlook môžete odstrániť zo zmesi na paneli úloh umiestnením minimalizovanej ikony iba v oblasti oznámení. Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na ikonu aplikácie Outlook v oblasti oznámení a zvoľte možnosť Skryť pri minimalizácii. Aplikácia Outlook sa potom bude minimalizovať len na oblasť upozornení namiesto na panel úloh.

Rýchlo prepnite na inú aplikáciu balíka Office

Ak máte jednu aplikáciu balíka Office otvorenú, je pravdepodobné, že nakoniec budete musieť urobiť nejakú prácu v inej. Nový dokument programu Word, tabuľku programu Excel, prezentáciu programu PowerPoint alebo iný typ súboru môžete otvoriť v programe Outlook stlačením klávesov Ctrl + Shift + H. Táto klávesová skratka otvorí dialógové okno Nový dokument Microsoft Office. Stačí vybrať požadovaný typ súboru a kliknite na tlačidlo OK.

Stránka Microsoft Office obsahuje desiatky klávesových skratiek pre programy Outlook 2010, Outlook 2007 a Outlook 2003. Tu sú skratky pre e-mail:

Prepnúť do priečinka Doručená pošta: Ctrl + Shift + I

Prepnúť do priečinka Na odoslanie: Ctrl + Shift + O

Vyberte účet, pomocou ktorého chcete odosielať správu z: Ctrl + Tab (zamerať na linku Do) a potom na kartu Účty

Odoslať: Alt + S

Odpoveď na správu: Ctrl + R

Odpovedať všetkým na správu: Ctrl + Shift + R

Označte správu ako nevyžiadanej pošty: Ctrl + Alt + J

Zobrazenie zablokovaného externého obsahu (v správe): Ctrl + Shift + I

Pridať do priečinka: Ctrl + Shift + S

Skontrolujte novú poštu: Ctrl + M alebo F9

Prejdite na nasledujúcu správu: Šípka hore