Buďte úprimní so sebou. Ako často robíte iba jednu vec naraz?

Kontrolujete e-mail v telefóne počas stretnutí? Zrazu sa ocitnete skontrolovať Facebook a Twitter, namiesto toho, aby ste dotiahli do práce?

Dokonca aj teraz, keď sa pokúsim o to najdôležitejšie napísať túto úlohu tým, že úlohu mám celú pozornosť, môj mozok ma prosí, aby som skontroloval Facebook, obnovil moje doručené pošty, skontroloval moje Twitter @ mentions a odpovedal na textovú správu, ktorú vlastne nechcem kedykoľvek odpovedať.

Ako váš mozog funguje proti vám

Aj keď niektorí sú presvedčení, že sú úplne dobrí multitaskeri, je väčšia pravdepodobnosť, že dokončíte úlohu, ak sa zaviažete robiť jednu vec naraz.

Zameranie nie je však jediným problémom - snaha dôkladne a včas splniť úlohy možno často pripísať niečomu, s ktorými sa môže skoro každá osoba vzťahovať: odklad.

Podľa nedávno zverejnenej 10-ročnej štúdie profesora na Haskayne School of Business, rozptýlenie, úloha a impulzivita sú hlavnými prediktormi protrakcie.

Zvuk familar? Vinník je váš blízky priateľ - nazýva sa to internet.

Tí, ktorí vykonávajú veľa práce na stole a na počítači, sa neustále vyrovnávajú s túžbou uniknúť pracovným úlohám a utiecť do farebného sveta videí YouTube, správ v reálnom čase, spoločenských klubov a akejkoľvek inej činnosti, ktorá by poskytnite okamžité šťastie nad porovnateľne negatívnymi úlohami, ktoré by mali byť ukončené.

Problém je v tom, že ste si úplne vedomí toho, že by vám to najviac bolo, keby ste ihneď skontrolovali túto položku z vášho zoznamu úloh, no stále sa nespúšťate.

Sekundy, minúty, hodiny prechádzajú až do dvoch hodín a ešte musíte dôkladne dokončiť úlohu. A to nie je len práca - domáce práce, pochôdzky a vedľajšie projekty tiež vziať zásah z týchto nepríjemných návykov.

Laura Shinová z Lifehacker nedávno riešila túto tému a kázala logiku, ktorú nikto z nás nechce počuť:

"... keď sa pozrieme na ľudí, ktorí dokážu" robiť viac "ako my, často to jednoducho preto, lebo zvládajú svoj čas lepšie." Jednou z našich najväčších výziev, pokiaľ ide o kapitalizáciu času: ako to strávime. "

Trojstupňový prístup k tomu, aby bol produktívnejší

Jednoducho sa rozhodnete spravovať svoj čas lepšie nestačí. Ako bolo zistené, veľa ľudí je pripojených k odkladaniu úloh - vrátane úlohy efektívnejšie spravovať čas.

Najlepšia metóda efektívnejšieho trávenia času sa dá rozdeliť na trojprvkový prístup, ktorý bojuje proti niektorým problémom súvisiacim s nezdravým multitaskingom a protrakciou: riadenie úloh, zameranie a starostlivé využitie času.

Krok 1: Použite zoznamy úloh správnym spôsobom

Existuje nekonečná rada o "správnom" spôsobe vytvárania a správy zoznamov úloh. Tieto systémy, ktoré môžu byť tak jednoduché ako lepkavé poznámky, alebo také zložité ako metóda "GTD", nikdy nie sú čarou, ale mnohé sú často založené na rovnakých princípoch:

Napíš to. Byť špecifický. Potvrdzujte (a niekedy aj odmeňujte) úspech.

Jediným problémom je to, že často sa dostávame tak, že sme zapísali do zoznamu úloh, že aj táto činnosť sa stáva spôsobom, ako oddialiť.

Wunderlist (Mac, iOS a Android) je čistá, dobre navrhnutá aplikácia zoznamu úloh, ktorá vám umožní dosiahnuť všetky vyššie uvedené bez stopy na papier.

Po zadaní úlohy sa zobrazí výzva na zahrnutie aj čiastkových úloh. Tieto podúlohy použite ako položky akcie. Takže ak je vaša primárna položka "urobiť dom bezchybný", vaše podpoložky môžu obsahovať "mopové podlahy", "meniť listy" a "odložiť riad".

Ak načrtnete konkrétnu akciu, ktorú potrebujete na dokončenie úlohy, je oveľa pravdepodobnejšie, že to urobíte.

Keď dokončíte tieto podskupiny, skontrolujte ich v zozname Wunderlist, až kým nedokončíte hlavnú úlohu. Keď je všetko povedané a urobené, aplikácia bude archivovať vaše dokončené to-dos, čo vám umožní potvrdiť svoje úspechy na prvý pohľad.

Krok 2: Čas každú úlohu

Ako dlho vás naozaj trvá, ako vyčistite svoju schránku ráno, alebo napíšete návrh? Ak ste jedným z mnohých, ktorí povolia zoznam položiek zoznamu, aby mohli konkurovať rozptýleniu, môžete strácať hodiny produktivity.

Ak chcete bojovať proti týmto zvykom, sledujte, koľko času utratíte na každej úlohe. Ak tak urobíte, vytvoríte taký dostatočný tlak, aby ste nútili sústrediť sa na túto úlohu a umožniť vám posúdiť, ako efektívne využívate svoj čas. Tu je niekoľko jednoduchých a prístupných spôsobov sledovania času stráveného:

• Udržujte jednoduchú tabuľku . Ak chcete použiť túto metódu, vytvorte základnú tabuľku s dvoma stĺpcami v službe Dokumenty Google, Evernote alebo dokonca v programe Excel. Potom pomocou vstavaných stopiek v telefóne zaznamenáva čas, ktorý potrebujete na dokončenie každej úlohy. Prípadne vytvorte stĺpec s tromi stĺpcami a zaznamenajte začiatočné a koncové časy.
• Použite aplikáciu ako Toggl. Táto bezplatná aplikácia pre systém iOS, Android a pracovnú plochu zjednodušuje proces sledovania. Rozhranie je minimálne, čo vám poskytuje nástroje na opis aktivity a spustenie časovača. Po dokončení úlohy ho zastavte a pridá sa do denníka.
• Zariadenie all-in-one: RescueTime. Táto robustná stolová a mobilná aplikácia eliminuje väčšinu manuálnej práce, automaticky sleduje a zaznamenáva, ako trávite svoj čas. Služba, ktorá má platené a bezplatné verzie, dokonca ide tak ďaleko, že umožňuje blokovať rušivé webové stránky počas riešenia dôležitého projektu.

Krok 3: Trick svoj mozog do zamerania

Z času na čas veda preukázala, že aj keď nemusíte byť naladení na zvuky vo vašom pracovisku, tieto okolité zvuky sú chronickými stresormi v priebehu času. Rozprávanie, rozmazávanie a písanie môže mať negatívny vplyv na vašu schopnosť byť produktívnym a zamerať sa na úlohu.

To je miesto, kde prichádza aplikácia ako White Noise (Android, iOS). Naplnením vašich uší šumom okolitého prostredia (napríklad ružovým šumom, bieleho šumu alebo dokonca aj zvuky ako bežiaca voda) sa vypúšťajú ďalšie zvuky, ktoré vám umožnia sústrediť sa na vašu úloha.

Je zaujímavé, že softvérová spoločnosť Autodesk experimentovala s vysielaním ružového šumu cez reproduktory vo svojich kanceláriách. Hoci nie je jasné, či by sa zvýšila produktivita, kancelársky rozhovor bol oveľa zreteľnejší, keď bol ružový šum dočasne zablokovaný.

Skúste to takto: pri každom spustení úlohy naladíte okolitý šum pomocou aplikácie ako White Noise alebo webovej stránky, ako je SimplyNoise.com. Potom, keď ste skončili s úlohou, vypnite zvuk.

Nielen, že budete mať úžitok z vypnutia kancelárskych zvukov, ale ružový šum bude mať váš mozog a nechá vás vedieť, že je čas byť produktívny.

Teraz je váš rad

V žiadnom prípade nie je to vzorec alebo magický systém, ktorý sľubuje riešenie všetkých vašich problémov s časovým manažmentom. Ale nejaká kombinácia alebo prispôsobenie vyššie uvedených návrhov by malo vážne zlepšiť vašu produktivitu. Experimentujte rôznymi spôsobmi a nebojte sa skúsiť niečo nové - jednoducho nestrácajte príliš veľa času.

Máte nejaké najlepšie postupy na maximalizáciu produktivity? Zdieľajte svoje metódy v komentároch.