Brevity je duša e-mailu

Nemáte čas na rozdelenie stoviek odborných názorov na to, ako zabrútiť doručenú poštu. Preto som to pre vás vybral.

Keďže som sa snažil získať viac ako tucet stratégií na zvýšenie produktivity e-mailu, vznikla téma: Držte to stručné.

V tomto duchu a bez ďalšieho zdržania, tu sú najdôležitejšie návrhy výrobných guruov, aby sa zabránilo e-mailu časový záchytov.

Nenechajte doručenú poštu nastaviť plán

Som jeden z tých ľudí, ktorí navštevujú jeho schránku predtým, než budem mať kávu alebo ráno otvorím noviny (pamätajte si noviny?). To je dôvod, prečo prvý tip, ktorý ponúkla Audrey Thomas organizovanej autority.com, mi hodil za slučku. Počkajte hodinu na pracovný deň, skôr ako skontrolujete svoj e-mail.

Keďže mnohí z nás komunikujú s ľuďmi, ktorí sú ďaleko mimo našej časovej zóny, bude tento návrh ťažko sledovať. Avšak posledný z 10 tipov Audrey je jeden, ktorý srdečne podporujem (s jednou kvalifikáciou): Vypnite všetky e-mailové upozornenia. Koneckonců, kto je šéf, vy alebo vaša schránka?

Kvalifikáciou je, že budete chcieť nastaviť upozornenia na poštu, ktorú dostanete od ľudí, ktorí vám môžu skutočne poslať naliehavú správu. V tom prípade môžete buď vytvoriť pravidlo, ktoré vás upozorní prostredníctvom textovej správy, keď dostanete od tejto osoby e-mail (vysvetlíme tento proces v budúcom príspevku), alebo použijete službu, ako je AwayFind.

Opísal som, ako používať službu AwayFind v príspevku od novembra 2012 s názvom Ako zrušiť upozornenia na smartphony a tablety (pre informácie o aplikácii prejdite na spodok príspevku). Služba AwayFind stojí 5 dolárov mesačne za jeden e-mailový účet a 15 dolárov za mesiac až do piatich účtov. osobné aj Pro účty prichádzajú s bezplatnými 30-dňovými skúškami.

Päťtýždňové pravidlo šetrí váš a ich čas

Rovnako ako ľudia, ktorí milujú zvuk svojho vlastného hlasu, mnohí z nás veria, že príjemcovia našich správ nájdu našu e-mailovú prózu nenávisťou. Nie tak. Podnikateľka Stephanie Vozza zavolá e-mailové pravidlo s piatimi vetami ako "životaschopnosť v oblasti produktivity".

Vozza odporúča umiestniť príspevok do spodnej časti vašich správ, ktorý hovorí "Ak chcete ušetriť svoj čas a moje, obmedzujem všetky moje odpovede na päť alebo menej viet." Pravidlo päť viet sa totiž nevzťahuje iba na reakcie. Vozza cituje sériového podnikateľa Guyho Kawasakiho: "Menej ako päť viet je často náhly a hrubý, viac ako päť viet stráca čas."

Kawasaki verí, že e-maily by mali odpovedať na päť otázok: kto ste, čo chcete, prečo sa pýtate, prečo by mal príjemca urobiť to, o čo sa pýtate, a aký je ďalší krok. Jediná výnimka z pravidiel piatich viet je, keď niekoho chváliš. Potom Kawasaki navrhuje, aby ste "pokračovali tak dlho, ako sa vám páči."

TLA môžu byť RTS (šetriče v reálnom čase)

Jedným z najlepších spôsobov, ako získať správu v priebehu kratšieho času, je zapuzdrenie v riadku predmetu s TLA (tri-písmenné skratky). Inc Les McKeown "rozoberá" riadok predmetu e-mailu v časti "Kľúč k produkcii e-mailov? Lepšie predmety."

Ak bude stačiť odpoveď s dvomi alebo troma slovami, alebo jednoducho potvrdiť prijatie správy, môžete odpovedať bez pôvodnej správy a spustiť predmet s riadkom "Mám to, urobím (eom)", aby som označil príjemcu, t otvorte správu. Okrem správy "eom" (koniec správy) McKeown navrhuje niekoľko ďalších TLA v rámci predmetu: NRR (žiadna odpoveď nevyžaduje sa), Y / N (áno / nie), RB [T] ), AB [T] (akcia podľa nastaveného času / dátumu) a PYR (podľa vašej požiadavky), čo sa mi zdá príliš zrejmé, a možno dokonca aj trochu drobné.

Ak chcete súbor alebo nie súbor?

Mnoho odborníkov na e-mailovú produktivitu trvá na tom, aby ste si overili, či je vaša schránka prázdna na konci každého pracovného dňa. Využívam opačný prístup: moja schránka je môj archív archívov vyhľadávania. Jednoducho však uznávam výhody organizovaného systému ukladania pošty.

Kľúčom k takému systému je vytvorenie priečinkov, do ktorých umiestnite správy na základe rôznych kritérií. Spoločnosť George Kao spoločnosti Medium.com vytvorila e-mailový systém so siedmimi kategóriami, ktorý tvrdí, že vyhovuje všetkým správam, ktoré budete pravdepodobne dostávať.

Z hľadiska produktivity je najdôležitejším z sedem kategórií Kao prvý: nie je potrebné odpovedať alebo čítať, čo sa mi rovná "odstrániť". Ostatné kategórie sú spisované, voliteľné odpovede, voliteľné čítanie, požadovaná odpoveď dnes, požadovaná odpoveď neskôr a sledovanie. Kao poukazuje na to, že niektoré z týchto kategórií budú vyžadovať podkategórie.

Súvisiace príbehy

  • Dropbox sa rozpráva a nakupuje služby Zulip na pracovisku
  • CEO spoločnosti WhatsApp: Nebudeme kompromitovať vaše osobné údaje pre Facebook
  • Odstrániť a spravovať staré správy v službe Pošta
  • Twitter údajne nixes plán na zabezpečenie správ od snooping

Ak je sedem kategórií pošty pre vás príliš veľa, Forbes Susan Adams odporúča "troch ochutených" mail-management prístup odborníka na produktivitu Mark Hurst: irelevantné, relevantné, ale nemožno akceptovať, a akceptovateľné.

V prvej kategórii sú spam a správy "odpovedať-všetky", ktoré Hurst hovorí, že by ste mali okamžite vymazať. Pošta v druhej kategórii by mala byť archivovaná podľa Hursta. Toto ponecháva iba správy, ktoré Hurst označuje ako "prácu", čo odporúča, aby ste sa presunuli do zložky "úloh".

Pred niekoľkými rokmi mi skúsený správca kancelárie povedal, že kľúčom k správe súborov papierov bolo spracovávať každý súbor niekoľkokrát podľa potreby a najlepšie iba raz. Presunutie pošty z doručenej pošty a do priečinka, ku ktorému budete neskôr pristupovať, pridáva jeden krok k správe pošty. Ale ak je prázdna schránka váš cieľ, Hurstov systém je tak jednoduchý a priamočiary, ako sa dostanú.

Ďalší článok spoločnosti Forbes, ktorý vyšiel tento týždeň a ktorý napísal Cathie Ericson, ponúka 5 spôsobov, ako prevziať kontrolu vašej e-mailovej schránky. Ericson cituje Marshu Eganovú z InboxDetox.com, pretože odporúča, aby ste skontrolovali e-mail iba trikrát denne: prvá vec ráno, po obede a na konci pracovného dňa. Ak je to potrebné, hovorí Egan, môžete pridať e-mailové kontroly v stredu a poludnie.

Egan tiež odporúča, aby ste sa vyhli otvoreniu vašej poštovej aplikácie, keď ste "v prevádzke", pretože budete chcieť počkať, kým nebudete mať čas na zámernú reakciu. Navyše varuje pred prečítaním vašej doručenej pošty tesne pred spaním, pretože sledovanie jasného monitora vás môže zabrániť tomu, aby ste rýchlo zaspali.

Pred odpovedaním premýšľajte alebo vôbec neodpovedajte

Niekoľko e-mailových expertov varuje, aby ste okamžite neodpovedali na správy, ak to nepotrebujete. Ako zdôrazňuje George Kao z Medium.com, "vzdialenosť vytvára perspektívu".

Zvážte tiež, že pri niektorých správach e-mail nemusí byť najefektívnejším médiom. Keď zistíte, že ste narazili na pravidlo piatich viet, mohlo by to byť čas vyzdvihnúť telefón, alebo ak je osoba v blízkosti, zastavte sa osobne a doručte svoju správu. Naopak, textová správa môže byť najlepšia pre krátke poznámky, ktoré je potrebné okamžite prečítať alebo odpovedať.

Hoci to priamo súvisí s produktivitou, ďalším tipom opakovaným e-mailom mavens je udržať tón vašej správy "pozitívny a priateľský". Rovnako ako pri všetkých elektronických komunikáciách, ironia a iné pokusy o humor často padajú bez toho, aby sa dostali k vhodným hlasovým posunom alebo gestikuláciám a výrazom. To je ďalší dôvod, prečo by ste mali zvážiť vyzdvihnutie telefónu alebo zastavenie, aby ste doručili správu v tele.

 

Zanechajte Svoj Komentár