Nie veľa ľudí používa iba jeden počítač. V skutočnosti väčšina z nás hop z stroja na stroj v priebehu pracovného dňa.

Najlepším spôsobom, ako zabezpečiť prístup k dôležitým súborom z rôznych strojov vo vašom digitálnom živote, je uložiť súbory online. Ak používate službu Dokumenty Google ako úložisko súborov online, tieto tipy vám pomôžu skrátiť pracovný deň.

Odošlite kópiu všetkých dokumentov služby Dokumenty Google na pevný disk

Väčšina používateľov počítačov zálohuje svoje dôležité súbory tým, že ich kopíruje na optické disky alebo úložné zariadenia USB alebo ich odovzdá do online úložiska. Teraz on-line zálohovanie funguje aj naopak.

Ak chcete do svojho počítača načítať všetky dokumenty, tabuľky, prezentácie a ďalšie súbory Dokumentov Google v jedinom zazálohovanom súbore, vyberte ľubovoľný súbor a kliknite na položku Viac> Prevziať. Z rozbaľovacej ponuky pre každú kategóriu súborov vyberte položku "Všetky položky" a začiarknite typ súboru alebo možnosť "Nerobiť (preskočiť)". Môžete tiež zmeniť všetky formáty na MS Office, Open Office alebo PDF.

Trvalo menej ako minútu na kompresiu a prevzatie 300 súborov - väčšinou Wordových dokumentov a tabuliek programu Excel - do ZIP súboru s veľkosťou 68 MB. Ak nechcete čakať na dokončenie sťahovania, kliknite na možnosť E-mail, keď je pripravený, aby vám spoločnosť Google odoslala odkaz, keď je súbor k dispozícii na prevzatie.

Ak chcete uložiť zadávanie textu, použite automatickú korekciu služby Dokumenty Google

Textový editor služby Dokumenty Google navrhuje opravy slov s nesprávnym zadaním: kliknite pravým tlačidlom myši alebo kliknite na slovo príkazom, zvoľte možnosť "Vždy sa opravte na" a vyberte správny názov podľa navrhnutých výrazov.

Môžete tiež vytvárať skratky pre bežne zadávaný text, ako napríklad meno, titul, zamestnávateľ alebo iný opakovaný termín. Ak to chcete urobiť, kliknite na položku Nástroje> Predvoľby, zadajte klávesové skratky v poli Nahradiť a text podľa svojho výberu v poli S. Teraz, keď zadáte textový reťazec, za ktorým nasleduje medzera, sa zobrazí dlhšia tabuľka.

Ak chcete zabrániť tomu, aby Dokumenty Google automaticky vytvárali zlomky, elipsy, symboly autorských práv a ochranných známok a ďalšie špeciálne znaky, zrušte začiarknutie položky v zozname Predvoľby alebo kliknite na x napravo, ak chcete položku odstrániť.

Klávesové skratky, najmä pre Dokumenty Google

Väčšina z nás si môže pamätať tucet klávesových skratiek, ktoré pravidelne používame. V príspevku od roku 2008 opisujem, ako vytvoriť textový súbor obsahujúci desiatky kombinácií klávesových skratiek, takže jedinú klávesovú skratku, ktorú si musíte zapamätať, je tá, ktorú priradíte na otvorenie daného súboru.

Ak chcete otvoriť verziu Dokumentov Google v tomto cheat listu klávesových skratiek, stlačte kombináciu klávesov Ctrl (alebo Príkaz na Mac) a / (lomítko dopredu). Môžete tiež pridať tieto päť kombinácií klávesov Dokumenty Google do hlavného zoznamu skratiek:

Ctrl-Shift-C : Zobrazenie počtu slov

Ctrl-Shift-Y : Zobrazenie definície vybraného slova

Ctrl-; (bodkočiarka): Prejdite na ďalšie slovo s chybným slovom

Alt-Shift-F : Prejdite na panel s ponukami

Ctrl- \ (spätné lomítko): Vymazanie formátovania

Bonus tip: Ak chcete maximalizovať zobrazenie v službe Dokumenty Google, zadajte klávesovú skratku Ctrl-Shift-F a aktivujte zobrazenie na celú obrazovku. Kliknutím na položku Zobraziť> Celá obrazovka skryjete ovládacie prvky. Stlačením tlačidla Esc zobrazíte ovládacie prvky a stlačením klávesy Ctrl-Shift-F sa vrátite k normálnemu zobrazeniu.

Sprístupniť súbory všetkým alebo iba pozvaným používateľom

Všetky súbory, ktoré ukladáte v službe Dokumenty Google, sú v predvolenom nastavení súkromné. Ak chcete súbor zdieľať, kliknite pravým tlačidlom naň a vyberte položku Zdieľať. Z tohto menu môžete poslať súbor ako prílohu e-mailu, pošlite e-mail spolupracovníkom, ktorých určíte, alebo zvoľte položku Zdieľať a otvorte dialógové okno "Nastavenia zdieľania".

Kliknutím na položku Zmeniť v časti Kto má prístup sprístupniť súbor (prístupný komukoľvek na webe) alebo ktokoľvek s odkazom na súbor. Tieto dve možnosti nevyžadujú žiadnu prihlásenie a môžete určiť, či môžu diváci tiež upravovať súbor.

Súbor môžete tiež uchovať ako súkromný, ale zdieľať ho len s osobami, ktoré určíte. Toto nastavenie vyžaduje, aby sa spolupracovníci prihlásili na prístup k súboru. Kliknite na textové pole Pridať ľudia a zadajte e-mailovú adresu alebo vyberte položky zo zoznamu kontaktov.

Ľudia, s ktorými zdieľate, môžu tiež predvolene upraviť súbor. Kliknutím na možnosť "Môžete upraviť" vpravo ich môžete obmedziť na komentovanie alebo len na zobrazenie dokumentu. Môžete tiež vložiť obsah súboru do správy a odoslať kópiu.