Ako zdieľať súbory medzi Office a iWork

Kancelárske sady zašli ďaleko, pokiaľ ide o kompatibilitu, pred piatimi a 10 rokmi. Predtým by sa dokument v jednom kancelárskom apartmáne zriedka správne otvoril v kancelárskych aplikáciách konkurentov, alebo ak by to mohol byť hlúposť a nečitateľný. Dokonca aj rôzne verzie balíka Microsoft Office nemohli správne komunikovať.

Pomaly sa to zmenilo a dnes je kompatibilita súborov medzi aplikáciami, ako sú Office, iWork, Open Office a dokonca aj online súbory od spoločnosti Google a Zoho. Proces však neznamená, že nie je pár záchytov. V tomto článku sa budeme sústreďovať na kompatibilitu iWork 08 a Office 2007 (Windows) a Office 2008 (Mac), ale môžete použiť niektoré z tých istých tipov a aplikovať ich na ďalšie obľúbené kancelárske balíky.

PDF | Stránky a slovo Čísla a PowerPoint a Keynote

V ľavom rohu máme iWork, kancelársky balík aplikácií spoločnosti Apple, ktorý obsahuje textový procesor s názvom Stránky, tabuľkovú aplikáciu s názvom Čísla a prezentáciu softvéru s názvom Keynote. V pravom rohu je ťažká šelma kancelárskych balíčkov od spoločnosti Microsoft s programami Word, Excel a PowerPoint.

Bohužiaľ 100% záruky nemôžu byť dané, že dokumenty budú vyzerať úplne rovnaké pri zdieľaní medzi oboma aplikáciami. Ak vaše pravidelné výmeny obchodných dokladov musia byť presné, potom sa to stane problémom a možno budete chcieť zvážiť štandardizáciu na iWork, Microsoft Office alebo na niektorú z ďalších kancelárskych balíčkov, ktoré sú k dispozícii.

Keď hovoríte, nemusíte mať dokonca ani možnosť používať službu iWork alebo dokonca Office for Mac. Platforma spoločnosti Apple v súčasnosti nepodporuje funkcie, ako sú natívne makrá VBA, kontingenčné tabuľky ani niektoré vlastné kancelárske aplikácie nainštalované v jazyku Visual Basic. V takýchto prípadoch budete mať obmedzené možnosti, ale používať verziu systému Office pre systém Windows. Ak ste používateľom napájania, možno budete chcieť skúsiť obnoviť makrá v aplikácii iWork pomocou jazyka AppleScript, ale je to neúspešný proces a neexistuje žiadny spôsob, ako ich automatizovať alebo prekladať inak ako manuálne.

Aj keď existujú tieto produktivistické pozemné bane, ktoré si uvedomíte, neznamená to, že nemôžete zdieľať svoje dokumenty efektívne. Tu je postup:

Ak máte pochybnosti, použite PDF

Kedykoľvek zdieľate dokument a príjemca ho nemusí meniť, najlepší spôsob, ako zdieľať súbory, je premeniť ich na PDF. Toto je vietor v oboch aplikáciách iWork a Microsoft Office a je najlepší spôsob, ako zabezpečiť, aby súbory boli kompatibilné na takmer ľubovoľnom počítači.

Dokument PDF v aplikácii iWork je podobný vo formáte Stránky, Čísla a Keynote. Kliknite na Súbor -> Export -> PDF. Každá aplikácia má rôzne možnosti exportu, ale všetky majú PDF.

Ak chcete dokument PDF v aplikácii Microsoft Office for Mac, napríklad v programe Word, PowerPoint alebo Excel, jednoducho kliknite na položku Súbor -> Uložiť ako -> Vybrať PDF z rozbaľovacích možností. Verzia systému Windows nie je taká priateľská a bude vyžadovať buď program Adobe Acrobat, alebo niečo inštalované doPDF, ktoré budú inštalovať virtuálnu tlačiareň. PDF môžete vytvoriť tak, že prejdete na položku Súbor -> Tlačiť a vyberiete Acrobat alebo ekvivalentnú tlačiareň a súbor sa exportuje.

Problém s dokumentmi vo formáte PDF spočíva v tom, že zatiaľ čo môžu štandardizovať vzhľad a pocit dokumentu, nemajú možnosť spolupracovať a meniť dokumenty.

Kompatibilita súborov

Ak sa chystáte zdieľať a spolupracovať pomocou aplikácií iWork 08 a Microsoft Office 2007 (Windows) alebo Mac Office 08, potom je dôležité vedieť, ako tieto dva programy spolupracujú. Pri importovaní predvolených súborov balíka Microsoft Office 2007 a Mac Office 08 (otvorené formáty súborov XML s príponami ako sú .pptx, docx a .xlsx) potom iWork importuje súbory a automaticky oznámi akékoľvek nekompatibility. Služba iWork však nemôže uložiť ani exportovať dokumenty späť do tohto formátu Open XML, skôr sa môže exportovať iba do predchádzajúcich formátov Office, ako sú .doc, .ppt a .xls.

V predvolenom nastavení aplikácia Microsoft Office nemôže čítať súbory iWork 08, pred tým, než sa pokúsite o zdieľanie týchto dokumentov, musíte ich najprv exportovať do súborov .doc, .ppt a .xls. Môžete to urobiť v časti Pages, Numbers a Keynote kliknutím na File -> Export -> a vybrať buď Word, PowerPoint, alebo Excel.

PDF | Stránky a slovo Čísla a PowerPoint a Keynote

Zdieľanie súborov medzi stránkami a aplikáciou Word

Pokiaľ máte jednoduchý dokument vytvorený v programe Word, zobrazí sa podobne ako v časti Stránky. Zatiaľ čo vzhľad a pociťovanie môžu byť rovnaké, proces prekladu v skutočnosti transformuje dokument programu Word do dokumentu Stránky pod krytom. To vytvára nejaké zvláštnosti pre dokumenty programu Word, ktoré pôvodne používajú Word Art, určité štýly písma a niekedy riadkové medzery.

Ak chcete opraviť problémy s riadkovými medzerami, kliknite na textový inšpektor v časti Stránky a skontrolujte, či je medzera v pixeloch.

Podobne, pri vývoze dokumentov stránok do programu Microsoft Word nie všetky štýly sa v programe Word dobre zobrazia. To platí najmä pri používaní funkcií mapovania, textových polí a tvarov. Nie je to však všetko zármutok a zármutok. Väčšina funkcií bude fungovať správne, alebo ak má stránka problémy s interpretáciou údajov programu Word, príde s výzvou, aby vás upozornil.

Jednou z najväčších bugbears je však schopnosť stránok a dokumentov Word riadne zobrazovať vložené tabuľky a grafy navzájom. V našich testoch sme sa pokúsili zmapovať niektoré jednoduché údaje a v tabuľkách sa ukázali úplne odlišné v každej aplikácii. Pre dosiahnutie najlepších výsledkov by ste mali zvážiť vytvorenie snímky obrazovky zložitých vizualizácií dát, aby ste sa ubezpečili, že to vyzerá rovnako v oboch aplikáciách.

Najlepšou radou na zdieľanie medzi stránkami a dokumentmi programu Word je použitie štandardného formátovania, ktoré nie je šikovné a používajú minimálne funkcie Word Art a grafov.

PDF | Stránky a slovo Čísla a PowerPoint a Keynote

Spolupráca medzi číslami a programom Excel

Čísla a program Excel sú obe tabuľky, ale s dvoma úplne odlišnými motormi pod nimi. Sú to, ako hovoria v juhovýchodnej Ázii "rovnaké, rovnaké, ale odlišné". Program Excel má výkonnejší mechanizmus, ktorý dokáže zvládnuť zložitejšie operácie a integráciu s back-end systémami riadenými databázou. Čísla sa viac zameriavajú na základné účtovníctvo a počítanie bôbov, ale excelujú (v žiadnom slova zmysle nie sú určené) pri zobrazovaní a exportovaní grafov a zobrazovaní údajov graficky.

Pri zdieľaní dokumentov aplikácie Excel s používateľmi čísel sa môže vyskytnúť jeden z najväčších problémov, ak sa pokúsite importovať niektoré štatistické a inžinierske funkcie. Nemá to vplyv na väčšinu používateľov, ktorí používajú tabuľky na účtovné merania, ale môžete skontrolovať zložité funkcie s príjemcami, aby ste sa uistili, že sa vaše čísla zhodujú. Problém je našťastie zrejmé pri otvorení čísel - bunky sú zvýraznené, keď sa nedá dokončiť žiadna funkcia z importovaného dokumentu.

Pri importovaní veľkých súborov programu Excel a pokúšaní sa ich otvoriť v číslach, niektorí používatelia narazili na problém, že ich Mac nemá dostatok náhradnej pamäte. Ak k tomu dôjde, potom sa uistite, že sú súčasne otvorené len minimálne množstvo aplikácií a ak to nefunguje, možno budete musieť vylepšiť pamäť RAM. Ako hrubý rozchod bude počítač s pamäťou RAM 512 MB maximálne vyťažený na približne 53, 687 buniek v dokumente programu Excel.

Otváranie súborov chránených bezpečnostnými funkciami programu Excel môže mať nepodstatné výsledky. Ak je zošit chránený heslom, zobrazí sa číslo s chybovou správou. Zablokované bunky importované z programu Excel môžu fungovať, ale budú sa zobrazovať prázdne. Ak chcete jednoducho zdieľať dokument, potom najlepšie vypnite túto funkciu od spoločnosti Microsoft. Ak to chcete otvoriť, otvorte súbor v programe Excel a prejdite na položku Nástroje -> Ochrana -> a vyberte odomknutý zošit. Len pôvodný autor bude môcť odomknúť ochranu heslom.

Na druhej strane je pár otvorených dokumentov pri otváraní dokumentov spoločnosti Apple Numbers v programe Excel. Nezabudnite, že v programe Excel nemôžete priamo otvoriť dokument Numbers, budete ho musieť exportovať ako súbor .xls. Pri otvorení tohto súboru .xls v číslach si môžete všimnúť rozdiel v spôsobe zobrazovania údajov. Môže sa napríklad zobraziť súbor s mnohými pracovnými hárkami namiesto tabuliek na jednom hárku, ako to vidíte pomocou čísiel. Riešením je vložiť údaje do jednej tabuľky v číslach a potom exportovať. Týmto spôsobom môžete jasne vidieť svoje údaje na viacerých pracovných hárkoch v programe Excel.

Počas procesu exportu Čísla automaticky otvoria tabuľku na zobrazenie potenciálnych problémov pri otváraní dokumentu v programe Excel. Zatiaľ čo mnohé z nich budú substitúcie, je dôležité mať na pamäti, čo a ako čísla exportuje dáta.

Zdieľanie údajov medzi číslami a programom Excel a zachovanie integrity dokumentu je najťažšie v tomto testovaní kancelárskych balíčkov. Veľmi odporúčame najskôr nastaviť dokumenty v programe Microsoft Excel a pracovať s jedným formátom .xls. Zníži to nekompatibilitu údajov a vizuálnych prvkov medzi týmito dvoma programami.

PDF | Stránky a slovo Čísla a PowerPoint a Keynote

Zdieľanie prezentácií medzi aplikáciami PowerPoint a Keynote

Prezentácia zdieľanie a spolupráca medzi týmito dvoma programami je možné, ak budete mať fantazie multimédiá, prechody a automatické funkcie na minimum.

Dve rýchle tipy, ktoré sme sa už naučili, môžu byť použité aj tu. Po prvé, skúste použiť slovo Word v aplikácii PowerPoint. Program Keynote sa pokúsi o zhodu s fontom Word Art, ale ak nie je k dispozícii, dá sa náhradník, ktorý môže vašu prezentáciu vyzerať amatérsky. Po druhé, najskôr vytvorte základný dokument v programe PowerPoint, ak je to možné. Znižuje to nekonzistenciu pri importovaní a exportovaní, ak si ponecháte dokument v súbore .ppt.

Ak použijete video vo svojich prezentáciách, najlepšou možnosťou kompatibility v oboch programoch je Flash. Flash je údajne inštalovaný na 97 percent všetkých počítačov a dá sa ľahko zobraziť v takmer všetkých prehliadačoch. Ďalšou najlepšou možnosťou však je Quicktime, ktorá je podporovaná počítačmi Mac a PC. Flash možno použiť aj na ovládanie zvuku v oboch prostrediach, ale zistili sme, že medzi týmito dvoma aplikáciami fungovali správne nastavenia zvuku.

Posuny prechodov a textové lietanie a odovzdávanie spolu s obrázkami lietajúcimi v prezentácii môžu vyzerať pekne, ale nie sú vždy dobre prepojené medzi programami PowerPoint a Keynote. Ako všeobecné pravidlo pre zdieľanie dokumentov by ste mali vytvoriť základné prechody, pokúsiť sa vylúčiť akékoľvek automatizované funkcie a udržať ich jednoduché.

Zatiaľ čo sme predtým uviedli, že PDF je najviac kompatibilný formát na export dokumentov, existuje niekoľko ďalších možností pre prezentácie, ktoré si zachovajú interaktivitu nastavenú v programe Keynote alebo PowerPoint. Ako interaktívnu platformu je možné tieto prezentácie exportovať na web, filmový súbor, obrázky, Flash a dokonca aj iPod. Jednoducho vyberte najlepšiu platformu pre vaše cieľové publikum.

Pravdepodobne sme narušili niektoré spôsoby, akým tieto dva programy nefungujú spoločne a ako minimalizovať nepresnosti údajov, ale dobre sa hrajú z krabice. Avšak tie malé veci, ktoré nefungujú, sa zdajú byť problémom zdieľania dokumentov medzi iWorkom a Officeom, alebo zlomiť túto kritickú prezentáciu. Pre dosiahnutie najlepších výsledkov kompatibility je najlepšie použiť metódu KISS (jednoduché, hlúpe), alebo jednoducho štandardizovať dokumenty v rámci programu iWork alebo Office.

Ako vedľajšiu poznámku, nebojte sa používať voľné alternatívy, ako napríklad Open Office, ktoré sú k dispozícii v systémoch Windows, Mac a Linux alebo v aplikáciách Google, ktoré vyžadujú iba spustenie prehliadača.

 

Zanechajte Svoj Komentár