Spoločnosť, v ktorej pracujem, spolieha na šablóny programu Microsoft Word na vytváranie najrôznejších dokumentov, od jednostránkových listov až po niekoľko stoviek stránok. Šablóny nám umožňujú zabezpečiť, aby všetky dokumenty odosielané klientom a partnerom mali podobný vzhľad.

Jednou z najpoužívanejších šablón v našej zbierke je viacstranový list, ktorý zobrazuje dátum v hornej časti prvej strany, tesne pod firemným logom, ako aj v záhlaví nasledujúcich stránok. Bohužiaľ, listy sa zvyčajne skladajú niekoľko dní pred ich odoslaním a dátum odoslania sa často mení. Okrem toho sa listy niekedy posielajú v iných dátumoch, ako je oficiálny dátum odoslania. Preto nemôžeme pridať pole do písmen, ktoré zobrazujú aktuálny dátum.

Zatiaľ čo autori zvyčajne nezabudnú zmeniť dátum na prvej strane listu, takmer vždy zabúdajú, že urobia rovnakú zmenu dátumu v záhlaví nasledujúcich stránok. Riešením bolo pridať pole s textovým formulárom na prvú stranu listu, ktorú autori používajú na zadanie dátumu odoslania listu a potom umiestniť krížový odkaz na textové pole v záhlaví nasledujúcich stránok.

Polia formulára programu Word umožňujú jednoduché opakovanie textu

Jednoducho je jednoduchšie zadávať text raz a nechať ho opakovať inde v dokumentoch programu Word 2003, ako to urobiť to isté v aplikáciách Word 2007 a 2010. To preto, že Microsoft sťažil prístup k tlačidlu poľa textového formulára v najnovších verziách Slovo. Všetko v mene ergonómie som si istý.

V programe Word 2003 otvorte šablónu, do ktorej chcete pridať opakujúci sa text. Uistite sa, že panel s nástrojmi Formy je viditeľný kliknutím na položku Zobraziť> Panely s nástrojmi> Formuláre. Potom umiestnite kurzor tam, kde chcete, aby sa objavil opakujúci sa text, a na lište nástrojov Formy vyberte tlačidlo poľa formulára textu. (Je to tlačidlo "ab" na ľavej strane panela s nástrojmi.)

Zobrazí sa šedá políčka s piatimi malými kruhmi vedľa seba. Kliknutím do poľa pridajte krátky opisný text, napríklad "Zadajte dátum odoslania". Dvakrát kliknite na pole a otvoríte dialógové okno Možnosti textového poľa. Ľudia, ktorí používajú šablónu, zadajú text, ktorý chcú opakovať, do poľa "Predvolený text". Pre túto chvíľu nechajte pole prázdne, ale zadajte krátky opisný textový reťazec do poľa Záložky v ľavom dolnom rohu dialógového okna (bez medzery alebo interpunkcie). Keď skončíte, kliknutím na tlačidlo OK zatvorte dialóg a vrátite sa do šablóny.

Ak chcete, aby akýkoľvek text zadali autori do poľa textového formulára na inom mieste v dokumente, pridajte krížový odkaz na pole kdekoľvek chcete, aby sa opakovaný text zobrazil. Ako som už vysvetlil, spoločnosť, pre ktorú pracujem, potrebuje dátum, kedy autori vstúpia na prvú stránku, ktorá sa objaví v hlavičke druhej a všetkých nasledujúcich stránkach dokumentu.

Prvým krokom pri pridávaní takého krížového odkazu je vytvorenie prerušenia úseku, aby sa zabránilo zobrazeniu informácií o hlavičke na prvej strane dokumentu. Umiestnite kurzor na koniec prvej stránky, kliknite na položku Vložiť> Prestávka a v sekcii Prerušenia vyberte položku Ďalšia stránka. Dvakrát kliknite na hlavičku druhej strany a zrušte začiarknutie odkazu na odkaz Predchádzajúci. Značka Rovnaká ako predchádzajúca zmizne.

Ďalej kliknite na záhlavie, v ktorom chcete, aby sa opakujúci text zobrazil, a zvoľte Vložit> Odkaz> Krížový odkaz. V dialógovom okne Krížový odkaz vyberte v rozbaľovacej ponuke Referenčný typ položku Záložka a vyberte záložku, ktorú ste práve vytvorili, zo zoznamu záložiek, ktorý sa zobrazí v spodnej časti okna.

Pri použití šablóny na vytvorenie dokumentu sa v záhlaví druhej a nasledujúcich stránok (alebo kdekoľvek umiestnite krížový odkaz) zobrazí ľubovoľné písanie autorov textových polí na prvej stránke. Autori jednoducho dvojitým kliknutím na textové pole otvorte dialógové okno Možnosti textového poľa, zadajte text, ktorý chcete opakovať, do poľa "Predvolený text" a kliknite na tlačidlo OK.

Po uložení a opätovnom otvorení dokumentu sa tento text zobrazí v textovom poli, ako aj všetky umiestnenia v dokumente označené záložkou. Ak chcete zistiť, ako text vyzerá hneď, použite možnosť Tlačiť náhľad bez skutočného vytlačenia súboru.

Opakovanie textu je v aplikácii Word 2007 a 2010 automaticky menej náročné

Úplne som očakával, že proces pridávania takýchto krížových odkazov bude jednoduchší v novších verziách programu Word, ale v skutočnosti to vyžaduje niekoľko pridaných krokov v programoch Word 2007 a 2010. Po prvé, musíte sa uistiť, že vývojová páska je viditeľná; je to predvolene skryté. Ak ju chcete zobraziť, kliknite na položku Súbor> Možnosti> Prispôsobiť pásku a začiarknite položku Vývojár v hlavných kartách na pravej strane okna Možnosti programu Word.

Akonáhle je páska pre vývojárov zapnutá, vyberte ju a vyberte tlačidlo Legacy Tools (Nástroje starších) v časti Controls of the ribbon (Riadky). V rozbaľovacej ponuke, ktorá sa zobrazí, vyberte ikonu Pole formulára textu na ľavej ľavej strane najvyššieho riadka. Od tohto bodu sú kroky na pridanie označeného textového poľa a krížových odkazov takmer totožné s postupmi popísanými vyššie v programe Word 2003.

Všimnite si, že textové pole a krížové odkazy vyzerajú inak v šablóne Word 2007 a 2010 ako v šablóne Word 2003. Tiež vytvoríte prestávku sekcií v dvoch novších verziách programu Word (aby sa zabránilo zobrazovaniu opakovaného textu v hlavičke prvej stránky dokumentu) kliknutím na pásku Layout, výberom položiek Breaks a výberom položky Next Page v sekcii Breaks.