Vďaka technológiám, ktoré sa čoraz viac prelínajú so všetkými aspektmi podnikania, CNET @ Work vám môže pomôcť - od zákazníkov až po malé podniky s menej ako piatimi zamestnancami - začať.

Pre Todda Spodka bolo rozhodnutie vybaviť svoju novinársku právnickú firmu softvérovými aplikáciami spoločnosti Google jednoznačnou potrebou: spolupráca.

"Usadili sme sa na Googli, pretože bol v popredí nástrojov založených na cloudových aplikáciách, " povedal Spodek, ktorý stojí v čele spoločnosti Spodek Law Group PC. "Máme tri kancelárie, takže synchronizácia informácií je kľúčová, pretože nám umožňuje robiť všetko na diaľku.

"Je to naozaj efektívny proces a všetko sa dá ľahko spravovať, " dodal.

Aplikácia G Aplikácia Google pre prácu, ktorá bola minulý rok rebrandovaná, bola postavená na internete - nie je tam žiadne prekvapenie vďaka dedičstvu Google po PC. Tento prístup informoval svoje aplikácie, ktoré pracujú na oblakoch. Znamená to tiež, že Vaša spoločnosť nikdy nestratí údaje ani dokumenty, pretože všetky zmeny v dokumentoch Google sa automaticky ukladajú a zálohujú do cloudu Google. Všetok váš tím potrebuje webový prehliadač v počítači alebo mobilnom zariadení s prístupom na internet.

Ak migrujete zo spoločnosti Microsoft, majte na pamäti, že môže chvíľu trvať, kým sa váš pracovný tok prepne z MS Office na Google Apps. Môže to tiež vyžadovať čas - a určitú povzbudenie - presvedčiť niektorých používateľov, aby prijali štruktúru priečinkov v službe Gmail v porovnaní s tým, čo boli zvyknutí používať v programe Outlook.

Je G Suite pre každého?

Potreby a priority však nie sú jednotné; Pozrime sa na niektoré oblasti, kde by G Suite nemusel byť vhodný pre vašu malú firmu.

Zatiaľ čo spoločnosť Google zmenšila rozdiel v funkciách oproti tomu, čo bolo pred niekoľkými rokmi, možnosti dokumentov a prezentácií programu G Suite zostávajú naďalej obmedzenejšie ako aplikácie Microsoft Word a PowerPoint. Takže ak cítite potrebu každej možnej funkcie len v prípade, Office je lepšou voľbou.

Pretože všetko je v mrave s aplikáciou G Suite, vaši zamestnanci dostanú dočasné prerušenie, ak ich pripojenie k internetu prebehne, alebo v spoločnosti Google dôjde k výpadku.

Spoločnosť Google začiatkom tohto roka oznámila, že prestane skenovať e-maily ľudí, ktorí používajú svoj bezplatný e-mail v službe Gmail, aby sa mohli prispôsobiť. Spoločnosť oslobodila podnikové účty G Suite od personalizácie reklamy. Napriek tomu niektorí môžu mať pretrvávajúce obavy z toho, či niekto číta e-mail. Nakoniec sa otázka zmení na to, ako ste paranoidní.

Pravdepodobne pre vás to pravé

Ale to sú menšie problémy. Medzitým sa spoločnosť nachádza uprostred pridania 10 nových funkcií do apartmánu do konca roka. Ak ste začínajúci alebo malý podnik, poďme sa bližšie pozrieť na to, prečo môže byť G Suite správne pre vaše potreby.

cena

Cena je atraktívna. G Suite je ponúkaný v rôznych vrstvách a verziách. Mesačné predplatné pre odborné kancelárske a obchodné verzie sa pohybuje medzi 5 a 10 dolárov za používateľa. Na rozdiel od toho mesačné náklady na obchodné verzie balíka Microsoft Office 365 sa líšia v rozmedzí od 8, 25 USD do 15 USD na používateľa pre prémiovú verziu.

oboznámenosť

Vďaka štatútu značiek Google, mnohí z vašich zamestnancov sú pravdepodobne už oboznámení so službou Gmail, ako aj s ostatnými produktmi G Suite. Dokumenty Google, Tabuľky a Kalendár Google majú minimálne krivky učenia. To znamená, že sa nebudete musieť obávať výcviku zamestnancov alebo investovania do interných podporných pracovníkov.

Pozrite tiež: Konečná príručka pre zálohovanie služby Gmail

jednoduchosť

Jedno prihlásenie zaručuje prístup k celej aplikácii a používatelia v rovnakých pracovných skupinách sú schopní automaticky zdieľať informácie. To umožňuje spoluprácu v digitálnych súboroch v reálnom čase zamestnancami - alebo dokonca vašimi zákazníkmi.

Je tu veľká výhoda, pokiaľ ide o organizáciu elektronickej pošty: Namiesto zablokovania pevného disku počítača pomocou gigabajtov e-mailov môžete ľahko archivovať správy v cloude a nikdy sa nemusíte obávať ich synchronizácie s iným zariadením.

Pozri tiež: Google prináša inteligentnú odpoveď do Gmailu pre Android a iOS

pohodlie

Byť založený na oblakoch prekladá do pohodlia. Zamestnanci môžu pristupovať k svojim informáciám bez ohľadu na to, kde sú z akéhokoľvek zariadenia. A v prípade, že sú niekde mimo rozsah a nedokážu nájsť internetové pripojenie, môžu stále pristupovať k dokumentom v režime offline. Administrátori môžu tiež ovládať prístup offline pomocou politík zariadenia.

Spoločnosť Google je vo všeobecnosti schopná spolupracovať vo všeobecnosti. Tým sa eliminuje potreba prenášať pamäťový disk pre synchronizáciu medzi kancelárskym stolom a prenosným počítačom v prípade, že potrebujete pracovať na diaľku.

Pozrite tiež: Dokumenty Google: Táto veľká aktualizácia priniesla niektoré vážne nové funkcie

kompatibilita

G Suite zjednodušuje zdieľanie dokumentov a editáciu skupín. Namiesto toho, aby prechádzal dokumentom programu Word a pokúšal sa sledovať revízie, môže niekoľko redaktorov súčasne pracovať na tom istom dokumente Google Doc. Niektorí môžu odmietnuť pri prechode z dôvodu popularity balíka Microsoft Office. Aplikácia G Suite však umožňuje používateľom upravovať súbory balíka Office bez toho, aby museli mať softvér balíka Office. Po vykonaní zmien v súbore môžu používatelia vybrať položku Súbor> Prevziať ako z ponuky a uložiť akékoľvek úpravy dokumentov späť do formátu balíka Office. Spoločnosť Google tiež ponúka rozšírenie, ktoré umožňuje používateľom upravovať súbory balíka Office bez toho, aby ich museli konvertovať do formátu Google.

Pozrite tiež: Google spúšťa Chrome Enterprise, ktorého cieľom je integrovať sa do viacerých podnikových systémov

zabezpečenia

Ak sa vaša firma spolieha na systém Android - čo je, ako vieme, najobľúbenejšia telefónna platforma na svete - alebo Chromebooky Google, ponúka G Suite hladké spojenie s týmito hardvérovými systémami. Ak dodáte zamestnancom telefóny s Androidom, spoločnosť G Suite poskytuje nástroje na zabezpečenie a správu, ktoré môžu v prípade krádeže alebo straty používať vzdialene vynulovať zariadenie a zablokovať jeho používanie niekým iným.

Pozrite tiež: Google pridáva ovládacie prvky podnikovej triedy pre G Suite

V programe Word, Excel, PowerPoint a iných ponukách spoločnosti Microsoft je určite viac funkcií. Ale okrem zriedkavej príležitosti, koľkokrát budete skutočne chýbať, ak už nebudete mať k týmto funkciám prístup? Väčšina ľudí používa iba zlomok zvončekov a píšťaliek, ktoré Microsoft používa do svojich aplikácií.