Toto je súčasť príbehu príbehov spoločnosti CNET, ktorý vám pomôže zistiť, ako teraz žiť, pracovať a hrať, keď ste všetci vyrastali.
Ak máte prácu - alebo ísť do školy, alebo len dýchať - v roku 2017, pravdepodobne sa spoliehate na e-mail, aby ste urobili veci. A zatiaľ čo ste pravdepodobne posielali e-maily na dobrú časť svojho života, posielanie e-mailov spolupracovníkom a šéfom je iná než posielanie správ vašej mame alebo vašej bestie.
Písal som e-maily profesionálne pre klientov približne 10 rokov. Tu sú moje najlepšie tipy pre získanie e-mailov otvoriť, čítať a reagovať na zakaždým.
1. Neuchráňajte riadok predmetu
Riadok predmetu je vaša prvá (a niekedy aj posledná) šanca na to, aby si niekto mohol otvoriť váš e-mail. Nechráňte sa s predmetom, ktorý len hovorí "Ahoj!" To nič nehovorí čitateľovi. Ak vás nepoznajú osobne, budú len predpokladať, že váš e-mail je spam a vymaže ho.
Najlepšia položka obsahuje celkový pohľad na váš e-mail. Tu sú niektoré dobré príklady:
- Otázka o utorkovom stretnutí
- Potrebujete pomoc s novým softvérom
- Poznáte Jim Smith?
- Užitočná spätná väzba na konferencii v New Yorku
Pamätajte, že predmetové linky sa odrežú, najmä na mobilných zariadeniach. Takže, držte to krátke, zaujímavé a do tej miery.
2. Pridajte pocit naliehavosti (... ak je to naliehavé)
Ďalším tipom na otvorenie je pridanie naliehavosti do predmetu - ak a len ak je to naliehavé. Použitie uzáveru uzáverov je skvelé na to, ale používajte to šetrne. Tu sú niektoré príklady:
- Potrebujem váš tabuľkový proces ASAP
- URGENT: Už ste hlasovali?
- ATTN: Potrebujete pomoc v zasadacej miestnosti
- RSVP: Potrebujete odpoveď EOD
- TIMELY: Zaregistrujte sa dnes do 18:00
Uvedené je užitočné iba vtedy, keď skutočne potrebujete e-mail čítať a neodkladne odpovedať. Pri nadmernej spotrebe tieto predvoľby rýchlo strácajú svoje remízy.
3. Buďte príležitostné a používajte mená
Ak e-mailom niekoho, kto vás nepozná, nezabudnite vždy otvoriť meno osoby. To spôsobuje, že e-mail je menej spamovaný a osobnejší. Príležitostný e-mail môže začať, "Ahoj Anna!" Ak je e-mail formálnejší, prejdite na niečo ako: "Ahoj Anna Jonesová" alebo "Drahá pani Jonesová".
Aj keď e-mail môže byť zvyčajne formálny, môžete mať lepšie šťastie s neočakávane príležitostnou taktikou. Tento typ e-mailu sa cíti osobne a príležitostne, ale nie invazívne. Hovoriť ahoj, pomocou ich krstného mena a spomenúť niečo osobné a špecifické pre príjemcu môže prijať e-mail na toto neformálne miesto bez prekročenia. Niektoré veci, ktoré môžete povedať, sú:
- Bolo to skvelé stretnutie s vami minulý týždeň
- Miloval váš tweet / Facebook príspevok / etc. o [vyplňte prázdne miesto]
- Vaša diskusia na konferencii [vyplniť prázdne] bola pre mňa zvlášť užitočná, pretože [vyplňte prázdne]
Tento príležitostný prístup môže príjemcu cítiť uvoľnenejší a viac vnímavý. Kauzálny prístup používam 90% času a funguje to. Ukladám formálne podobne ako vládni úradníci a generálni riaditelia veľkých spoločností.
Dokonca aj vo formálnych e-mailoch, počnúc komplimentom alebo pozitívnou osobnou skúsenosťou, môžete ihneď dostať čitateľa do vášho e-mailu a ochotnejšie reagovať. Len to držte krátke.
4. Získajte bod
Premýšľajte o tom, ako skontrolovať a uprednostniť doručenku. Je pravdepodobné, že prekonáte množstvo e-mailov, aby ste zistili, čo potrebuje okamžitú odpoveď a čo môže byť oneskorené. Takže nestrácajte čas preambulami. Okamžite sa dostanete k bodu a následne pridáte akékoľvek vysvetľujúce alebo bočné informácie. Nikto nemá čas prežiť cez e-mail, aby zistil, čo sakra chcete.
Ak je to vhodné, môže zoznam s odrážkami pomôcť čitateľovi rýchlo pochopiť, čo potrebujete.
5. Udržujte ho krátky
Dokonca aj vtedy, keď sa dostanete na bod hneď, neprídejte ďalej. Zahrňte iba najdôležitejšie informácie a potom prestaňte písať. Vážne. Dlhý blok textu prinesie príjemcom povzdych a rozhodne sa, že sa vrátia a čítajú váš e-mail neskôr, keď majú viac času. Hádajte, čo? Vaša e-mailová adresa bude rýchlo zabudnutá a nikdy sa k vám nedostanú.
6. Pridajte výzvu na akciu
Ak chcete, aby príjemca konal, povedzte to. Dajte im pokyny presne na to, čo potrebujete, ako odpoveď na určitý čas a dátum. Toto sa nazýva výzva na akciu (CTA) v profesionálnej verzii písania e-mailov.
7. Uľahčite to
Uistite sa, že je pre príjemcu čo najjednoduchšie, aby urobil to, čo požadujete. Pridajte odkaz, na ktorý chcete kliknúť, telefónne číslo na zavolanie alebo dokument na prečítanie, ak potrebujete viac ako iba odpoveď zaslanú e-mailom.
8. Pridajte termín
Nezabudnite pridať pocit naliehavosti tým, že príjemcovi určíte lehotu na ich činnosť, ak môžete. Tiež správanie je nevyhnutné, aby ste zabránili tomu, aby sa vaša výzva na akciu cítila náročná. Povedz prosím a ďakujem, aby ste zmiernili vašu žiadosť.
Tu sú niektoré príklady:
- Môžete mi poslať odpoveď EOD? Vďaka!
- Môžete prosím RSVP pomocou tohto odkazu do poludnia?
- Zavolajte mi prosím do 9:00. Moje číslo mobilu je 000-0000.
- Pridajte sa do zvyšku tímu v našej skupine Slack: abc123.slack Heslo: 1234
V závislosti od naliehavosti vašej žiadosti by to mohlo pomôcť požiadať príjemcu, aby odpovedal aj v prípade, že termín nefunguje . Týmto spôsobom môžete mať dialóg, ktorý pomáha predchádzať poklesu.
9. Nezabudnite na svoje meno
Ukončite e-mail s poďakovaním a vaším menom. Nepoužívajte len predpokladať, že vedia od koho je e-mail. V skutočnosti nezabudnite upraviť automatický podpis vášho e-mailového účtu s celým menom, vašou profesiou alebo pozíciou a kontaktnými údajmi, aby sa automaticky zbalil v každom e-maile.
10. Postupujte
Po uplynutí lehoty sa nestarajte o to, aby príjemca poslal e-mail a skontroloval ich odpoveď. Niekedy ľudia majú v úmysle odpovedať na vás, ale len zabudnú.
Tu je niekoľko nasledujúcich riadkov, ktoré môžete ukradnúť:
- Ahoj (meno), všimol som si, že sa mi nevrátila (téma). Môžete sa k nám vrátiť (čas)? Vďaka!
- Ahoj (meno), videl si môj e-mail o (téme)? Ak by som mohol dostať odpoveď (čas), ktorá by bola fantastická. Vďaka!
Poznanie umenia efektívneho e-mailu vás môže spozorovať. Použite tieto prvky a získate výsledky. Kto vie? Vaše zdatné znalosti e-mailu vás môžu dokonca posunúť po rebríku pri práci.
Zanechajte Svoj Komentár