Je to jednoduchšie než kedykoľvek predtým, aby ste sa uistili, že kópie vašich najdôležitejších záznamov, dokumentov, fotografií, videí a ďalších osobných údajov budú čitateľné / viditeľné / prehratené dlho potom, ako hardvér a softvér použitý na vytvorenie súborov praštili.

Štyri kľúče na bezpečnú archiváciu dát majú vybrať formáty súborov, ktoré nebudú zastarané, používať pamäťové médiá, ktoré sa nepoškodia alebo nedosiahnu, vytvoria viac kópií uložených a pravidelne kontrolujú vaše archivované údaje, aby sa zabezpečilo, že sú stále čitateľné.

Nezostávajte s zastaranými dátovými formátmi

Väčšina súborov, ktoré chcete archivovať, je pravdepodobne v proprietárnych formátoch, ako napríklad súbory .doc, .xls a .ppt balíka Microsoft Office pre Word, Excel a PowerPoint. Napriek všadeprítomnosti softvéru a služieb, ktoré vám umožňujú čítať a upravovať súbory balíka Office bez aplikácie balíka Office, ktorú ste ich vytvorili, tieto formáty sa stanú zastarané jeden deň - možno skôr, než si myslíte.

Aj keď archivujete súbory v ich pôvodných proprietárnych formátoch, je dobré uložiť inú verziu súborov konvertovaných do formátu s otvoreným štandardom. To je prístup, ktorý prevzala služba open-source Archivacia dát-archív, ktorá zachováva pôvodný formát súborov, ale tiež prevádza súbory na vhodné formáty "konzervácie" a "prístupu".

Napríklad archivačné plány na uchovávanie médií konvertujú súbory .doc, .rtf a .wpd na spracovanie textu do formátu Open Document Format (ODF) založeného na XML a na prehliadanie súborov Adobe PDF. Rovnako tak systém ukladá súbory rastrových obrázkov .bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .psd, .tga a .tiff ako nekomprimované súbory TIFF na uchovávanie a ako súbory JPEG na prezeranie.

Systém Archivematica je stále veľmi vyvíjaný, ale môžete stiahnuť verziu alfa bezplatného archivačného softvéru pre použitie na virtuálnom zariadení, Live USB kľúč alebo Live DVD.

Ak chcete skomprimovať, najlepší spôsob, ako zabezpečiť, aby boli vaše archivované súbory čitateľné pri zachovaní ich pôvodného formátovania a iných atribútov, je uložiť ich v ich pôvodnom formáte a aspoň v inom všeobecnom, otvorenom formáte. To vám umožňuje otvárať, zobrazovať a upravovať súbory v programe, ktorý sa používa na ich vytvorenie, ak sú k dispozícii, a prístup k údajom v základnejšej forme, ak nie je k dispozícii proprietárny softvér.

Nájdite pamäťové médium s nohami

Ak sa zaujímate o to, ako dlho vydrží dáta na vašom CD a DVD, nie ste sami. Aj odborníci sa nedokážu dohodnúť na očakávanej dlhovekosti optických médií - a to isté platí pre magnetické pásky a disky. (Laboratórium X ponúka podrobnú diskusiu o dlhovekosti optických médií vrátane stručného opisu noriem ISO na testovanie optických médií.)

Všeobecný konsenzus spočíva v tom, že CD-R by mali trvať 30 až 50 rokov, DVD-R menej, a CD-RW a DVD-RW ešte menej. Podobne možno očakávať, že pásky a pevné disky budú čitateľné po dobu 10 až 30 rokov, zatiaľ čo prenosné disky, disky USB s palcami a iné zariadenia na ukladanie pevných diskov môžu prežiť polovicu času.

Ale to sú len čísla. Kto chce dôverným informáciám dôverovať? Faktom je, že akékoľvek pamäťové médium môže kedykoľvek zlyhať. Preto by ste mali archivovať dáta na viac ako jednom médiu a pravidelne skontrolovať svoje archívy pre zlyhania (viac o týchto bodoch nižšie).

Dve moje obľúbené možnosti archivovania sú najstaršie a najnovšie: papier a online. Pri tlači archívov nie je šetrné k životnému prostrediu, je ťažké poraziť očakávanú životnosť správne uložených záznamov papiera. Samozrejme, nájdenie konkrétnych súborov v papierovom archíve môže byť výzvou a papierové záznamy sa nedajú ľahko premeniť.

Ak je vyhľadávateľnosť a jednoduchá dostupnosť dôležitá, online archívy dát sú dobrou voľbou. Služby ako SpiderOak a SkyDrive spoločnosti Microsoft uľahčujú ukladanie kópií vašich dôležitých súborov do cloudu, kde je možné ich prevziať z ľubovoľného prehliadača. (V júni 2009 som opísal SpiderOak a ďalšie dve bezplatné šifrované online úložné služby).

Viac ako jeden archív, viac ako jedno miesto

Ukladanie archívov údajov online porušuje dve pravidlá bezpečného ukladania: nemáte fyzický prístup k hardvéru, na ktorom sú súbory uložené, a ste náchylní na finančné zdravie služby, ktorú používate. Ak služba spadne, neexistuje žiadna záruka, že budete môcť vaše dáta načítať a musíte dôverovať schopnosti služby udržiavať a zálohovať svoje úložné servery.

Kľúčom je zabrániť tomu, aby sa vaše archívne vajíčka v jednom košíku. Pri archivácii dôležitých údajov používajte kombináciu médií a typov súborov, aby ste zvýšili pravdepodobnosť, že informácie budú prístupné aj do budúcnosti. A keďže nové archívne médiá sú vyvinuté a preukázateľne praktické, preveďte archív do jednej z týchto foriem.

Ďalším veľmi dôležitým pravidlom archivačného ukladania: vždy ukladajte aspoň jednu kópiu vašich archivovaných údajov niekde inde ako váš domov alebo kancelária. Jedná sa o jednu oblasť, v ktorej je online ukladanie užitočné.

Naplánujte pravidelné kontroly archívu

Za posledné roky som strávil veľkú časť svojho voľného času pomocou bezplatného Audacity audio softvéru na konvertovanie niekoľkých tisíc skladieb na niekoľko stoviek zvukových kaziet na MP3. Niektoré pásky boli vyrobené už v polovici sedemdesiatych rokov, ale väčšina z nich pochádza z 80. a začiatku 90. rokov.

Väčšina kníh kúpených v obchode v mojej zbierke je teraz nehrateľná, ale mám oveľa lepšie šťastie s domácimi nahrávkami. V skutočnosti jedna páska, ktorú som vyrobila v roku 1976, strávila v mojom starom bugu VW dobrú časť svojho času - cez mrznúce teploty a žiarivé teplo - ale to znelo úplne nové, keď som premenil svoje piesne na digitálne (ďakujem, TDK !)

Keď príde na vaše dôležité digitálne súbory, nemôžete veriť šťastie. Získajte zvyk pravidelne otvárať niekoľko súborov v rôznych archívoch. Ak nie sú k dispozícii, vykopajte jedno z vašich ďalších záloh a vytvorte ďalšiu archívnu kópiu pomocou známych verzií súborov. Koniec koncov, všetko, čo stojí za úsporu, stojí za to dobre šetriť.