Čítačka s názvom Maribeth migruje z aplikácie Outlook do služby Gmail a spýtala sa na synchronizáciu dvoch účtov:

"Práve som si prečítal (-a) váš blog o programe Outlook / Gmail [Zlúčiť svoje kontakty v službe Outlook a Gmail], chápem, že je to oprava, aby ste boli obaja rovnakí, ale viete, či existuje spôsob, ako ich nepretržite synchronizovať ? používajte aplikáciu Outlook na pracovnej ploche a tiež mobilnú službu IMAP na svojom telefóne Droidx2 a tiež na iPad.

V príspevku v júli 2009 som opísal, ako synchronizovať kontakty a kalendáre medzi programami Outlook, Gmail a iPhone. Táto posta sa týka bezplatného nástroja na synchronizáciu kalendára Google, ale spoločnosť Synchronizácia kontaktov nemá žiadny ekvivalent. Spoločnosť Google ponúka svojim zákazníkom, ktorí platia, Google Apps Sync pre Microsoft Outlook (bezplatná skúšobná verzia).

Možnou alternatívou je bezplatný nástroj na synchronizáciu kontaktov od indickej spoločnosti PPP Infotech, ktorá automaticky synchronizuje vaše kontakty v službe Gmail a Outlook. Jediné problémy, ktoré som zistil pri testovaní programu, bola vstavaná antivírusová ochrana aplikácie Outlook, ktorá vyžadovala, aby som manuálne povolil aplikáciu Contacts Sync prístup k kontaktom programu Outlook a neschopnosť synchronizovať kontakty, ktoré nemajú údaje v poliach elektronickej pošty alebo posledného mena.

Automatizácia synchronizácie kontaktov medzi službou Gmail a programom Outlook

Ak chcete synchronizovať svoje kontakty v službe Gmail a aplikáciu Outlook pomocou funkcie Synchronizácia kontaktov, zadajte svoje ID a heslo služby Gmail na hlavnej obrazovke programu a kliknite na tlačidlo Uložiť nastavenia. Potom vyberte priečinok programu Outlook, ktorý chcete synchronizovať (pravdepodobne všetky kontakty), vyberte jednu z dvoch možností synchronizácie (kontakty programu Outlook do Gmailu alebo kontaktov služby Gmail do programu Outlook) a kliknite na tlačidlo Synchronizovať.

Kontakty Sync najprv vyberie kontakty v každom systéme a potom synchronizuje záznamy. Ako som už uviedol, varovanie sa objavilo v programe Outlook a požiadalo ma, aby som programu umožnil prístup k kontaktom a určil čas potrebný na prístup (v intervale 1 minúty až 10 minút).

Ak chcete aktivovať automatické synchronizácie, začiarknite políčko Povoliť plánovanú synchronizáciu v oblasti Naplánovaná synchronizácia v dolnej časti okna Synchronizácia kontaktov. Zadajte počet minút medzi synchronizáciami a vyberte jednu z dvoch možností: kontakty programu Outlook do Gmailu alebo kontakty služby Gmail do programu Outlook. Priebeh a výsledky synchronizácie sa zobrazia v malom okne, ktoré sa objaví z ikony programu v oblasti oznámení.

Pri testovaní aplikácie Synchronizácia kontaktov program niekedy nedokázal dokončiť synchronizáciu a vygeneroval správu, ktorá naznačuje, že prihlásenie zlyhalo. Ale pri ďalších pokusoch - bez opätovného zadania informácií o prihlásení - bola úspešne dokončená synchronizácia.

Čo je ešte dôležitejšie, kontakty Sync ignorovali kontakty služby Gmail bez údajov v poliach posledného mena alebo e-mailu. Napríklad niekoľko kontaktov služby Gmail pre firmy sa po synchronizácii nezobrazilo v kontaktoch programu Outlook, kým som do polí posledného mena alebo e-mailu nezadal.

Prvých niekoľkokrát spustené kontakty so synchronizáciou sa v kontaktoch programu Outlook na mojom testovacom počítači objavilo niekoľko záznamov, ktoré obsahovali len meno alebo e-mailovú adresu. Zdá sa, že niektoré z nich sú výsledkom tendencie Gmailu automaticky pridávať kontakty, keď komunikujete s ľuďmi. Po vyčistení týchto sietí v mojich kontaktoch v službe Gmail zmizol problém.

Synchronizácia generuje duplicitné položky kontaktov v programe Outlook

Ďalším problémom, s ktorým som sa stretol pri testovaní, je tendencia aplikácie Contacts Sync duplikovať niektoré položky kontaktov služby Gmail v programe Outlook. Možno to súviselo s položkami, ktoré sa zobrazujú vo viac ako jednej zložke kontaktov služby Gmail. Duplicity boli odstránené tým, že sa zabezpečilo, že sa záznamy objavili iba v jednom priečinku služby Gmail, čo môže alebo nemusí byť pre vás praktickým riešením.

Ďalšou možnosťou riešenia duplicitných záznamov je použitie bezplatného nástroja ODIR od spoločnosti holandskej firmy Vaita. Upozorňujeme, že program funguje iba s 32-bitovými verziami programu Outlook.

Radšej by som sa zaoberal príležitostným duplicitným vstupom, než aby som sa obával o straty kontaktných údajov v dôsledku synchronizácie. Program spravil dobrú prácu pri uchovávaní mien, e-mailových adries, telefónnych čísiel a adresy v Gmail a Outlook, ale ako som už spomenul, zdá sa, že ignoruje položky Gmail bez dát v poslednom meni mailových polí.