Ošklivé tlačidlo Odpovedať všetko spustilo minulý týždeň ďalšiu obeť, keď veliteľ policajného oddelenia v Los Angeles požiadal svojich dôstojníkov o e-mail s cieľom zatknúť niekoho za nelegálny predaj neplnoletých zajačikov, aby oddelenie nedostalo "čierne oko" media.

Ako oznámil Ana Garcia pre NBC južnej Kalifornie, veliteľ si neuvedomil, že jeho odpoveď na dôstojníka LAPD bola tiež poslaná televíznemu spravodajcovi, ktorý požiadal o informácie o nedostatku zatýkania na zvieratách po mesiacoch po tom, čo ministerstvo tvrdilo, tréning.

Na rozdiel od mnohých odpovedí všetkých obetí, veliteľ dostal podporu svojho šéfa, LAPD šéf Charlie Beck, ktorý povedal, že veliteľ bol len prideľovanie zdrojov.

Nie, toto nie je karikatúra Looney Tunes, v ktorej hrá Bugs Bunny ako neohrozený reportér a Elmer Fudd ako policajný veliteľ. Znie to jednoducho ako jeden.

Bohužiaľ, neúmyselné odpovede na všetkých sa často nesmú smiať. Vlani v januári Ruth Graham informovala o Grindstone o žene, ktorá stratila svoju prácu po tom, ako sa zúrila po tom, ako malý manažér vypálila odpoveď, o ktorej si myslela, že ide len o niekoľko spolupracovníkov, ale skutočne bola poslaná všetkým v spoločnosti.

Má nejaká funkcia počítača spôsobená viac smútku než Odpovedať všetkým? Niektoré organizácie zašli tak ďaleko, že zakazovali funkciu odpovedí - všetko a funkciu dopredu vo svojich poštových systémoch - prinajmenšom pre vybrané správy.

Používatelia programu Microsoft Outlook sa môžu vyhýbať neúmyselným odpovediam na všetky tým, že skryjú tlačidlo Odpovedať všetkým (ktoré sa nazýva Odpoveď všetkým v programoch Outlook 2003 a 2007). Môžu taktiež nastaviť program Outlook na odloženie správ, ktoré odošlú, aby si dali niekoľko sekúnd alebo minút na to, aby zachytili svoju odpoveď - všetky chyby.

Pravdepodobne najefektívnejšou obranou pred náhodnými pokrytými odpoveďami je použitie bezplatného doplnku TuneReplyAll pre program Outlook 2010, ktorý generuje upozornenie, na ktoré musíte kliknúť, skôr než odpoviete na všetkých príjemcov správy.

Vyhnite sa náhodným odpovediam všetkým odstránením tlačidla z panela s nástrojmi alebo pásky programu Outlook

Pracovný deň je často nekonečná séria rozptýlení. S toľkými ľuďmi, programami a aktivitami, ktoré súťažia o našu pozornosť v práci, nie je divu, že niekedy klikneme na nesprávne tlačidlo.

Najjednoduchší spôsob, ako zabrániť neúmyselným odpovediam na všetky, je odstrániť možnosť Odpovedať na všetky zo štandardnej lišty nástrojov v aplikáciách Outlook 2003 a 2007 a Odpovedať všetkým z pásu kariet v programe Outlook 2010. Týmto spôsobom v predchádzajúcich dvoch programoch je vietor; to isté sa nedá povedať, že ste odstránili odpoveď Všetko z pásu Outlook 2010.

V programe Outlook 2003 a 2007 stlačte kláves Alt a potiahnite tlačidlo Odpovedať na všetky z panela s nástrojmi alebo kliknite na šípku nadol na pravej strane panela s nástrojmi, vyberte položku Pridať alebo odstrániť tlačidlá, vyberte položku Štandardné a zrušte začiarknutie políčka Odpovedať všetkým. Všimnite si, že musíte dokončiť kroky v hlavnom okne aplikácie Outlook aj v okne správ aplikácie Outlook.

Ak chcete prispôsobiť pásku programu Outlook 2010 tak, aby bolo tlačidlo Odpovedať všetko oddelené od ostatných možností odpovedí, postupujte podľa pokynov, ktoré opísal William Zhou na webovej lokalite Office TechCenter:

Kliknite na kartu Súbor, vyberte položku Voľby a vyberte položku Prispôsobiť pásku.

V pravom okne vyberte položku Odpovedať a kliknite na položku Odstrániť.

Dvakrát kliknite na položku Nová skupina. Premenujte prvú novú skupinu (vlastné) ako "odpovedať (vlastné)" a druhú ako "Odpovedať všetkým (vlastné)".

V hornej časti ľavej tabuľky kliknite na položku Hlavné karty v časti "Vybrať príkazy z."

V ľavej časti okna rozbaľte položku Domov (pošta) a Odpoveď.

V pravej časti okna vyberte položku Odpovedať (Vlastné).

Pridajte príkazy "Odoslať odpoveď", "Odpovedať", "Vpred", "Stretnutie", "IM" a "Viac" z ľavého rámčeka na položku Odpovedať (Vlastné) v pravom paneli jeden po druhom.

V pravej časti okna vyberte možnosť Odpovedať všetkým (Vlastné). "

Pridajte príkaz Odpovedať všetkým na "Odpovedať na všetky (vlastné)."

Vyberte položku Odpovedať všetkým (vlastné) a pomocou tlačidla Dolů ju presuňte pod položkou Odoslať / Prijať (IMAP / POP). "

Kliknite na tlačidlo OK.

Môžete zmeniť vyššie uvedené kroky, aby ste úplne odstránili tlačidlo Odpovedať všetko tým, že vytvoríte len jednu novú skupinu s názvom Odpoveď (vlastná), ktorá nemá možnosť Odpovedať všetkým. Vo všetkých troch verziách programu Outlook môžete stále odpovedať všetkým stlačením kombinácie klávesov Ctrl-Shift-R alebo kliknutím na položku Akcie> Odpovedať na všetko v aplikáciách Outlook 2003 a 2007.

Vlani v decembri spoločnosť Robet Lightner spoločnosti CNET opísala bezplatný doplnok Microsoft NoReplyAll pre program Outlook 2010, ktorý umožňuje odosielateľovi správy vypnúť funkciu Odpovedať všetkým a preposlať správu. Ako vysvetľuje Rob, program obsahuje funkciu, ktorá vám umožní deaktivovať odpoveď všetkých pre všetky prijaté správy.

Súvisiace príbehy

• Najhoršia odpoveď "Všetko" zo všetkého?
• 5 spôsobov, ako zabrániť vytiahnutiu Petraea
• Leahy sa zaväzuje, že federálnym priateľom nebude k dispozícii žiadny elektronický prístup

Bohužiaľ, doplnok funguje iba pre príjemcov v tej istej doméne Exchange. Podobne funkcia programu Outlook na odosielanie odoslaných správ funguje iba s účtami služby Exchange; stránka podpory programu Outlook vysvetľuje, ako vyhľadávanie správ funguje v programe Outlook 2003.

V službe Gmail máte väčšiu šancu zrušiť neúmyselnú odpoveď všetkým pomocou funkcie Undo Send služby. Ak ju chcete povoliť, kliknite na ikonu ozubeného kolieska v pravom hornom rohu hlavného okna služby Gmail, zvoľte Nastavenia a na karte Všeobecné sa zaškrtnite možnosť Povoliť vrátenie odoslania. Kliknutím na tlačidlo Uložiť zmeny v dolnej časti nastavení povolíte túto možnosť.

(Ak sa nezobrazí možnosť Odoslať odoslanie, kliknite na kartu Labs a zapnite ju.)

Bohužiaľ maximálna doba stornovania je iba 30 sekúnd (ostatné tri možnosti sú 5, 10 a 20 sekúnd). V mnohých prípadoch je pol minúty dostatočne dlhá na to, aby ste si uvedomili, že ste si vybrali možnosť nesprávnej odpovede a vyhnúť sa tomu, aby ste mali nejaké "splainin".

Nastavte program Outlook na odloženie všetkých odoslaných správ

Funkciu oneskorenia správ môžete do programu Outlook pridať vytvorením pravidla, ktoré automaticky škrty e-mailom odoslaným na konkrétne adresy alebo všetkým príjemcom. V apríli 2008 som opísal, ako vytvoriť pravidlo odoslania oneskorenia v programoch Outlook 2003 a 2007.

Proces vytvárania pravidiel je rovnaký v programe Outlook 2010, aj keď kroky na otvorenie sprievodcu pravidlami sú rôzne: kliknite na položku Súbor> Info> Správa pravidiel a upozornení, aby ste v tomto programe postupovali podľa pravidiel.

Voľný program pridáva upozornenie "odpovedať na všetky" do programu Outlook

Veľa zo zármutku spôsobeného náhodnými odpoveďami všetkým by mohlo byť odvrátené automatickým "Naozaj chcete?" Potvrdenie. Áno, uvedomujem si, ako zhoršujúce sa to môže byť, keby ste museli kliknúť na takéto upozornenia, keď sa ponáhľate, aby ste sa dostali do konca pracovného dňa. Keď sú bombardované pop-up upozornenia, ľudia často preklikajú bez toho, aby im zaplatili žiadnu myseľ.

Ale je to vaša práca, o ktorej tu hovoríme. Ak sa rozhodnete, že sa vaša správa dostane k nesprávnym ľuďom, je väčšia ako vaša potreba rýchleho odoslania, prevezmite a nainštalujte bezplatný doplnok TuneReplyAll pre program Outlook 2010 pre IvaSoft.

Po nainštalovaní programu do počítača ho musíte povoliť ručne pomocou doplnkových doplnkov programu Outlook 2010. Kliknite na položku Súbor> Možnosti> Doplnky a v zozname doplnkov vyberte položku TuneReplyAll. Vyberte tlačidlo Možnosti doplnku. Možnosti programu sú zobrazené na karte TuneReplyAll.

Po povolení doplnku sa zobrazí upozornenie, keď vyberiete možnosť Odpovedať všetkým, či sa skutočne chcete, aby všetci príjemcovia správy dostali vašu odpoveď. V predvolenom nastavení je zvolené tlačidlo Nie, takže stlačením klávesu Enter sa zruší odpoveď - všetka akcia. Musíte kliknúť na tlačidlo Áno a potvrdiť odpoveď všetkým (alebo stlačiť Tab a potom Enter).

TuneReplyAll tiež umožňuje vylúčiť vašu vlastnú adresu pri odpovedaní na všetky. Program môžete nastaviť tak, aby automaticky pridal vašu adresu do poľa Komu :, Kópia: alebo Skrytá: všetky odchádzajúce správy. Testoval som program na samostatnom PC (nie je súčasťou domény Exchange) a fungoval ako inzerovaný.

Druhou stranou rovnice odpovede - všetko je schopnosť odpovedať na všetkých príjemcov správ v predvolenom nastavení. Laboratóriá Gmailu slúžili na ponúknutie možnosti Predvolená odpoveď pre všetkých, ktorá sa zdá byť odstránená - aspoň nástroj nebol k dispozícii v mojom účte Gmail.

Spoločnosti sa zdajú byť v opačnom smere: smerom k zákazu odpovedí všetkým, ako minulý mesiac ohlásil Mike Rosenwald na Businessweek.com.

Podľa zamestnancov v organizáciách, ktoré zdravotne postihli odpoveď všetci vo svojich e-mailových systémoch, táto funkcia určite nezmeškala.